Description de tâches Adjoint administratif/adjointe administrative près de Toronto (ON)

Voyez à quoi ressemble le travail d’adjoint administratif/adjointe administrative au Canada. Cette description de tâches s’applique à l’ensemble des Adjoints administratifs/adjointes administratives (CNP 1241).

Adjoints administratifs/adjointes administratives

Description

Les adjoints administratifs effectuent des tâches administratives pour épauler les gestionnaires et les professionnels. Ils travaillent dans les secteurs privé et public.

Tâches et fonctions

  • Ce groupe exerce une partie ou l'ensemble des fonctions suivantes :
  • préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
  • ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
  • fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
  • commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
  • répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
  • établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
  • formuler et mettre en oeuvre les modes de fonctionnement du bureau;
  • accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
  • consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
  • organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
  • compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
  • superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
  • organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Appellations d’emploi

  • secrétaire exécutif/secrétaire exécutive (sauf domaines juridique et médical)
  • secrétaire (sauf domaines juridique et médical)
  • adjoint administratif/adjointe administrative de bureau
  • adjoint administratif/adjointe administrative
  • secrétaire particulier/secrétaire particulière
  • secrétaire technique

Professions apparentées

Source Classification nationale des professions

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