Compétences Adjoint administratif/adjointe administrative près de Toronto (ON)

Voici les compétences généralement requises pour exercer le travail d’adjoint administratif/adjointe administrative au Canada. Les compétences fournies s’appliquent à l’ensemble des Adjoints administratifs/adjointes administratives (CNP 1241).

Expertise

Les personnes qui exercent cette profession font habituellement appel aux compétences suivantes.

  • Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.
  • Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
  • Mettre sur pied des méthodes administratives
  • Fixer et confirmer des rendez-vous
  • Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
  • Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
  • Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
  • Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
  • Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
  • Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
  • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements
  • Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
  • Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information

Habiletés et connaissances

Consultez la liste des habiletés et connaissances habituellement requises pour exercer cette profession.

Compétences essentielles

Voyez comment les 9 compétences essentielles s’appliquent à cette profession.

Lecture
  • Lire des instructions sur des étiquettes. Les secrétaires d'école lisent des instructions sur des étiquettes de médicaments afin de connaître les doses à administrer, les précautions à prendre et les intervalles à respecter entre les traitements. (1)
  • Lire des notes manuscrites sur des blocs-notes et des formulaires d'inscription, dans les marges de documents et sur des tableaux blancs. Les secrétaires d'entreprise lisent des notes du supérieur sur des exigences à respecter et des tâches prioritaires liées au poste. Les secrétaires du service correctionnel lisent des notes concernant des demandes spéciales sur des formulaires de commande d'uniformes et de fournitures. Les secrétaires en milieu universitaire lisent des notes de réviseurs dans des marges d'articles de recherche. (1)
  • Consulter des lettres et des notes de service afin d'en déterminer le contenu et le suivi nécessaire. Les secrétaires d'église répondent à des demandes de réservation de salles. Les secrétaires en gestion immobilière lisent des demandes d'améliorations locatives et les transmettre à des gestionnaires immobiliers. (2)
  • Parcourir du courrier postal, des courriels et des télécopies afin de déterminer s'il convient d'en transmettre des copies à d'autres personnes au sein de l'organisation, ou encore de les afficher, de les classer ou de les supprimer. (2)
  • Parcourir, au besoin, des curriculum vitae de candidats afin de s'assurer qu'ils répondent à tous les critères établis. (2)
  • Relire des lettres et des rapports à expédier afin d'en vérifier la clarté, la ponctuation, la grammaire et la syntaxe. Relire des documents tels que des rapports de vérification, des plans de cours universitaires, des bulletins d'église ou d'école ou des brochures publicitaires, selon le contexte de travail. (3)
  • Lire, au besoin, des guides de politiques, des rapports et des ententes contractuelles afin d'y relever des points précis. Les secrétaires d'établissement d'enseignement postsecondaire consultent des procédures administratives dans des guides d'établissements collégiaux et universitaires. Les secrétaires en gestion immobilière passent en revue, avec de nouveaux locataires, des clauses décrivant les obligations des locateurs et des locataires. (3)
  • Lire des manuels d'instructions et de procédures. Lire, par exemple, des manuels de télécopieur pour savoir comment programmer des fonctions telles que la date et l'heure, ou comment résoudre des problèmes de fonctionnement de l'appareil. Consulter des guides informatiques pour savoir comment exécuter certaines fonctions logicielles, telles que l'exportation de données. Consulter des guides d'approvisionnement afin de connaître les procédures à suivre pour commander des produits hors stock. (3)
Utilisation de documents
  • Relever diverses données sur des panneaux et des étiquettes. Rechercher, par exemple, des renseignements particuliers sur des étiquettes d'adresses, d'expédition et de fichiers, sur des cartes d'identité d'employés et de visiteurs, sur des panneaux indicateurs et sur des étiquettes d'appareils de bureau. (1)
  • Rechercher des données dans des listes et des tableaux. Trouver, par exemple, des codes de comptes, des numéros de téléphone, des adresses, des codes postaux, des noms et des dates dans des listes de classes de dépenses, dans des annuaires téléphoniques, dans des tables de codes postaux et dans des horaires de travail. Consulter des catalogues afin d'y trouver des codes de produits, des coûts d'articles et des modèles offerts au moment de commander des fournitures. Examiner, au besoin, des factures pour y vérifier des descriptions, des quantités, des numéros de modèle et d'autres données, de même que des relevés bancaires pour y vérifier des dépôts et des retraits. (2)
  • Remplir divers formulaires. Inscrire, par exemple, des noms, des adresses et des descriptions de produits sur des formulaires de commande et des bordereaux d'expédition. Remplir des formulaires de commande, de gestion de stocks et de gestion des dépenses. Remplir, à l'occasion, des bons de petite caisse et des bordereaux de dépôt. (2)
  • Examiner des formulaires afin de vérifier s'ils ont été correctement remplis. Vérifier si les formulaires ont été remplis au complet, qu'il s'agisse de demandes d'inscription d'étudiants, d'habilitations de sécurité, de contrats locatifs, de formulaires de changement de cours universitaire ou de billets d'autorisation parentale, selon le contexte de travail. Confirmer la présence des renseignements requis, entre autres des numéros de carte santé, des personnes à joindre en cas d'urgence, des numéros de cours, des noms d'employés, des niveaux d'habilitation et des renvois à des documents à l'appui. (2)
Rédaction
  • Rédiger des résumés de messages sur des formulaires de message téléphonique. (1)
  • Rédiger des notes de rappel et des entrées au journal. Noter, par exemple, les tâches à accomplir et les personnes à joindre dans un délai donné, ainsi que les articles à inclure dans le prochain bon de commande de fournitures. (1)
  • Rédiger de brefs commentaires et explications sur des formulaires. Consigner, par exemple, les détails d'accidents survenus sur des formulaires de déclaration d'accident et d'incident. (2)
  • Rédiger de brefs courriels et notes de service sur divers sujets. Proposer des heures de réunion, demander des services d'entretien, aviser des collègues de changements apportés à l'affectation de salles, décrire des méthodes de travail et préciser les échéances des bons de commande, selon le contexte de travail. (2)
  • Rédiger des lettres destinées à divers usages. Les secrétaires en gestion immobilière rédigent des lettres en réponse à des plaintes de locataires et à des demandes de rénovations. Les secrétaires d'établissement d'enseignement postsecondaire rédigent des lettres visant à justifier les motifs d'acceptation d'étudiants spéciaux par un département. (3)
  • Réviser et corriger, s'il y a lieu, les textes d'autres personnes. Les secrétaires d'entrepreneur en électricité et en mécanique révisent des propositions de projets et des rapports finaux. Corriger l'orthographe et la grammaire, reformuler des phrases afin de faire ressortir des points précis et d'accroître la clarté et la fluidité des textes. (3)
  • Rédiger, s'il y a lieu, des articles destinés à paraître dans des bulletins. Les secrétaires d'école ou d'église présentent de nouvelles politiques du conseil, fournir des mises à jour sur des activités de financement et promouvoir des événements à venir. (3) )
  • Rédiger, s'il y a lieu, des procès-verbaux de réunions de conseils et de comités. Faire circuler des versions provisoires de procès-verbaux aux fins de correction avant de les soumettre pour approbation et publication finales. (3)
CalculCalculs monétaires
  • Percevoir des paiements de timbres et de photocopies personnelles, recueillir des fonds pour des cadeaux et des événements spéciaux et rembourser des dépenses mineures au personnel à même un compte de petite caisse, s'il y a lieu. Les secrétaires d'église perçoivent des paiements de réservation de salles, s'il y a lieu. Les secrétaires d'école perçoivent des paiements d'uniformes scolaires, de sorties éducatives et de fournitures scolaires, s'il y a lieu. (2)
  • Calculer le total de factures, de bons de commande et de comptes de frais après avoir vérifié les quantités, les coûts par article et les taxes applicables. (3)
Calendriers des budgets et des opérations comptables
  • Comparer les prix de différents fournisseurs de produits de bureau et de services de messagerie afin de déterminer le meilleur rapport qualité-prix. Prendre en compte la qualité des produits et des services, les remises sur quantité et les délais de livraison. (1)
  • Gérer des calendriers de rendez-vous et créer des itinéraires de voyage pour des supérieurs, s'il y a lieu. Allouer des plages horaires suffisantes pour des réunions et des conférences régulières. Allouer, s'il y a lieu, des tranches de temps suffisantes pour leur permettre, à eux-mêmes et à leurs subordonnés, d'accomplir des tâches particulières dans les délais prévus, dans le cadre de grands projets. (2)
  • Faire la synthèse des rentrées d'argent et des démarches de vente, solder des comptes de petite caisse et rapprocher des comptes bancaires d'après des relevés mensuels, au besoin. Les secrétaires d'école totalisent des ventes de photos scolaires. Les secrétaires du service correctionnel font un suivi des entrées et des sorties aux fonds en fiducie et aux caisses de bénéfices des détenus. Les secrétaires en gestion immobilière gèrent des fonds de petite caisse. (2)
  • Créer et gérer de petits budgets d'exploitation et de projet. Créer par exemple des budgets de frais d'exploitation de bureaux. Étudier les dépenses et les recettes de vente moyennes afin d'en tirer des tendances mensuelles et annuelles. Consigner les dépenses, en faire le total et les étudier afin de s'assurer que les montants répartis par classe de dépenses respectent les budgets. (3)
Mesures et calculs
  • Mesurer et peser des colis expédiés par la poste ordinaire et par messager afin d'en déterminer les coûts d'envoi. (1)
Analyses des données numériques
  • Contrôler les niveaux de stock et passer des commandes lorsque les quantités diminuent en deçà des niveaux établis. (1)
Calcul approximatif
  • Évaluer le temps nécessaire à l'accomplissement de tâches. (1)
  • Évaluer le nombre de copies de documents à faire en vue de réunions, de conférences et de salons professionnels. Évaluer, au besoin, la quantité de fournitures de bureau nécessaire au moment de dresser des budgets annuels. (1)
Communication verbale
  • Répondre à des appels téléphoniques et aux demandes formulées par des interlocuteurs, et prendre des messages. Écouter des messages enregistrés et les transmettre à d'autres personnes au sein de l'organisation. (1)
  • Accueillir des visiteurs, déterminer le but de leur visite et agir en conséquence. Les secrétaires de service de police prennent des rendez-vous, reçoivent des demandes d'emploi et fournissent des renseignements sur la surveillance de quartier, s'il y a lieu. (1)
  • Échanger des renseignements sur les travaux en cours avec des collègues et des fournisseurs. Demander l'aide d'autres secrétaires pour trouver des dossiers et résoudre des problèmes informatiques, par exemple. Demander à des collègues d'autres services des renseignements sur de nouveaux produits et confirmer des dates de réunion. Se renseigner auprès de fournisseurs sur l'état d'avancement de commandes déjà passées. (2)
  • S'entretenir régulièrement avec des supérieurs. Demander des précisions sur des tâches confiées et des points à l'agenda, tels que des heures de rendez-vous et des itinéraires de voyage. (2)
  • Expliquer des processus et des formalités administratives à des collègues, à des clients et au public. Les secrétaires en gestion immobilière expliquent des mesures de protection de l'environnement à des locataires et examiner les modalités de dépôt des loyers. Les secrétaires d'établissement d'enseignement postsecondaire expliquent les procédures de soumission de questions au comité d'éthique et les délais à respecter. Les secrétaires d'église communiquent à des responsables les réservations de salles et les demandes de clients en matière d'aménagement des salles. (2)
  • Discuter de méthodes de travail et d'événements à venir durant des réunions du personnel. (3)
Capacité de raisonnementRésolution de problèmes
  • Joindre des supérieurs par système de sonorisation lorsqu'ils manquent de se présenter à une réunion ou à une conférence téléphonique, et excuser leur retard auprès de ceux qui les attendent. (1)
  • Consulter des codes et des procédures de diagnostic sur des étiquettes d'appareils afin de déterminer les causes de pannes courantes lorsqu'il est impossible d'accomplir des tâches par suite de la défaillance d'ordinateurs, de photocopieurs, d'imprimantes et de télécopieurs. Consulter des modes d'emploi d'appareils et demander l'aide de collègues s'il n'est pas possible de résoudre le problème. Recourir, si nécessaire, au service de dépannage du fabricant et demander l'aide du service technique. (2)
  • Communiquer avec des membres du personnel de l'organisation pour confirmer, par exemple, leurs heures de travail et leurs dates de vacances, et leur demander de remplir et de soumettre les documents pertinents lorsqu'il s'avère impossible de remplir des formulaires ou des registres car des renseignements sont manquants, incomplets ou illisibles. Demander des précisions aux personnes dont l'écriture est illisible. (2)
  • Concilier des priorités contradictoires et des attentes déraisonnables avec la charge de travail à assumer. Les secrétaires de bureau d'assurances reçoivent concurremment d'au moins deux collègues des travaux hautement prioritaires. Consulter ces collègues afin de fixer des échéances pour l'achèvement des travaux. Effectuer les travaux avec l'aide de secrétaires d'autres services, au besoin. (2)
  • Constater tout défaut de prestation de biens ou d'exécution de services prévus par contrat de la part de fournisseurs. Confirmer par téléphone l'état des contrats de services et les dates de livraison prévues des biens. Trouver d'autres fournisseurs en remplacement des fournisseurs qui ne peuvent pas livrer les biens et assurer les services convenus. (2)
Prise de décision
  • Sélectionner des fournisseurs de divers produits. Prendre en compte la sélection offerte par les fournisseurs, leurs prix et leurs antécédents comptables. (1)
  • Trier des courriels et des messages téléphoniques en fonction de leur objet et de leur destinataire. Répondre à certains des messages et transmettre les autres à des supérieurs ou aux intéressés, conformément aux paramètres établis. Les secrétaires d'établissement d'enseignement postsecondaire répondent à des questions sur les critères d'admission, adressent des demandes de renseignements sur l'avancement de demandes d'inscription au doyen de la faculté et transmettent des questions sur les bourses et les questions financières aux services de comptabilité. (2)
Pensée critique
  • Ils évaluent l¿urgence et l¿importance des appels téléphoniques avant d¿interrompre une réunion. (1)
  • Ils évaluent la pertinence, la lisibilité et l¿apparence de tous les documents, présentations, horaires et avis produits dans leur bureau. Ils s¿assurent que les contenus sont toujours actuels, que le langage utilisé est facile à comprendre et que la mise en page est appropriée et attrayante d¿un point de vue visuel. (2)
  • Ils évaluent l¿efficience des processus et procédures de travail. Ils tiennent compte des tâches régulières assignées, du temps requis pour exécuter différentes tâches et des méthodes pour économiser du temps qui ont été apprises au cours de leurs précédentes expériences professionnelles. Par exemple, ils peuvent juger de l¿efficacité des systèmes de classement et d¿entreposage pour les documents papier et électroniques. Ils évaluent la facilité et la vitesse de récupération des dossiers, s¿ils sont organisés selon un ordre logique et si leurs collègues sont capables d¿avoir efficacement accès à l¿information entreposée. Ils peuvent avoir à mener des évaluations et des analyses de coûts pour justifier les raisons expliquant les changements aux systèmes en place. (3)
Planification et organisation du travail

Planification et organisation de leur travail

Les secrétaires accomplissent quotidiennement des tâches urgentes. Ils réaménagent l'horaire quotidien pour y intégrer ces nouvelles tâches, tout en veillant à mener à bien les tâches récurrentes de façon productive et efficace. Ils s'accommodent d'interruptions fréquentes dans l'exécution des tâches quotidiennes en raison d'appels téléphoniques, de visiteurs imprévus et de demandes de collègues. Ils servent plusieurs personnes, s'il y a lieu, tout en composant avec des échéances et des priorités variables afin de veiller à accomplir les tâches dans les délais fixés. Ils accomplissent des tâches hebdomadaires et mensuelles, comme vérifier des registres de loyers et de présences, faire concorder des relevés bancaires, faire un suivi de classes budgétaires et préparer des rapports administratifs. (2)

Planification et organisation du travail des autres

Les secrétaires assurent, s'il y a lieu, la planification de déplacements et de réunions pour des supérieurs et des collègues. Ils planifient au besoin le travail de bénévoles et d'aides dans certains contextes de travail, notamment dans des établissements scolaires ou religieux et dans des organismes à but non lucratif. (2)

Utilisation particulière de la mémoire
  • Mémoriser des codes financiers et de services aux fins d'imputation de frais et d'achats à divers comptes.
  • Mémoriser de nombreux mots de passe afin de pouvoir accéder à divers ordinateurs et à des ressources en réseau.
  • Mémoriser des numéros de téléphone et de poste afin de transférer des appels.
  • Mémoriser les voix et les noms d'interlocuteurs fréquents ou importants.
Recherche de renseignements
  • Obtenir, auprès d'agents de voyage et d'agents de réservation de transporteurs aériens ou en consultant des horaires de vols, des renseignements servant à planifier des déplacements et à faire des réservations. Faire appel, au besoin, à des services de voyage par Internet pour trouver des chambres d'hôtel et des lieux de réunion. (1)
  • Recueillir, s'il y a lieu, des renseignements sur des candidats à des postes. Étudier des demandes d'emploi, appeler d'anciens employeurs et des personnes indiquées comme références, et consulter les sites Web de candidats. (2)
Technologie numérique
  • Utiliser des logiciels graphiques. Préparer, s'il y a lieu, des présentations PowerPoint pour des supérieurs à l'aide de modèles de diapositives et de mise en page. (2)
  • Utiliser des logiciels de tenue de livres, de facturation et de comptabilité. Saisir des données telles que les heures de travail d'employés et les détails de factures. Produire des rapports mensuels et d'autres résumés financiers. (2)
  • Utiliser Internet. Utiliser, au besoin, des moteurs de recherche pour trouver des renseignements, par exemple des directives concernant les voyages et les dépenses quotidiennes, des ouvrages épuisés et des discours du Trône. Accéder aux sites Web des fournisseurs pour remplir en ligne des formulaires de commande et de demande et pour télécharger des manuels d'instructions techniques. (2)
  • Utiliser des bases de données. Accéder, au besoin, aux bases de données de l'organisation, y consigner et y corriger des données et y rechercher des renseignements précis. Attribuer des numéros d'identification à de nouveaux projets, revoir les données relatives aux personnes-ressources et aux comptes clients, et faire le suivi des stocks, s'il y a lieu. Les secrétaires d'école et d'établissement d'enseignement postsecondaire accédent à des systèmes de gestion des données sur les étudiants afin de consigner des notes, de mettre à jour les renseignements sur les personnes-ressources et les responsables, de déterminer les affectations de personnel et d'étudiants et de faire un suivi des demandes d'inscription aux programmes d'études supérieures. Les secrétaires d'entreprise font des recherches dans des ensembles de curriculum vitae, de baux et de rapports sur des comptes débiteurs afin de trouver des documents associés à des projets particuliers ou correspondant à des critères précis. (3)
  • Utiliser des tableurs. Créer des feuilles de calcul et modifier des modèles de feuille de calcul afin de faire un suivi des présences, des ventes de produits, des stocks et des budgets. Les secrétaires en gestion immobilière préparent, par exemple, des tableaux de locataires actuels faisant état des numéros d'unités occupées et de leurs dimensions, des dates de début et de fin de bail ainsi que des prix de location d'espace au pied carré. (3)
  • Utiliser des logiciels de communication. Échanger, par exemple, des courriels et des pièces jointes à l'aide de listes de distribution. Les secrétaires d'établissement d'enseignement postsecondaire transmettent par courriel des formulaires de demande d'inscription, des grilles tarifaires et des renseignements sur des subventions à d'éventuels étudiants de troisième cycle. Consigner, au besoin, des rendez-vous et des événements à son propre agenda ou à celui de collègues. (3)
  • Utiliser des logiciels de traitement de texte. Saisir et corriger des textes, formater des paragraphes, faire des mises en pages et créer des documents finis. Inscrire des données précises dans des lettres types et sur des feuilles d'envoi par télécopieur. Créer et mettre à jour des listes et des tableaux, fusionner des données pour créer des lettres types et des bandes d'envoi. Utiliser des fonctions d'intégration d'applications de bureautique pour incorporer et relier entre eux des images, des graphiques et des feuilles de calcul lors de la création de bulletins, de rapports et de dépliants publicitaires. Accomplir de telles tâches en collaboration avec des collègues, au besoin. (4)
Renseignements supplémentairesAutres compétences essentielles :

Travail d'équipe

Les secrétaires travaillent de façon autonome pour répondre aux appels téléphoniques, préparer et classer les documents, planifier les réunions et réserver les installations. Ils peuvent avoir à coordonner leur travail avec des assistants et des bénévoles et à agir comme membre de l¿équipe au moment de réaliser des projets d¿envergure. (2)

Formation continue

Les secrétaires fixent et gèrent normalement eux-mêmes leurs objectifs d'apprentissage. Ils mettent continuellement à jour leurs connaissances des logiciels et des politiques de l'entreprise, en plus d'apprendre à se servir de nouveaux appareils. Ils lisent des guides et demandent conseil à des collègues. Ils assistent au besoin à des colloques et à des ateliers parrainés par l'entreprise et portant par exemple sur des compétences en matière de service à la clientèle, sur de nouveaux logiciels, ainsi que sur des modifications aux politiques et aux procédures. (2)

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