Compétences Adjoint administratif médical/adjointe administrative médicale près de Toronto (ON)

Voici les compétences généralement requises pour exercer le travail d’adjoint administratif médical/adjointe administrative médicale au Canada. Les compétences fournies s’appliquent à l’ensemble des Adjoints administratifs médicaux/adjointes administratives médicales (CNP 1243).

Expertise

Les personnes qui exercent cette profession font habituellement appel aux compétences suivantes.

  • Interviewer les patients afin d'obtenir les renseignements sur leurs antécédents médicaux
  • Remplir les formules d'assurance et les autres formulaires de réclamation
  • Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
  • Mettre sur pied des méthodes administratives
  • Superviser et former d'autres employés en ce qui à trait aux méthodes de travail et à l'exploitation de logiciels courants
  • Établir et tenir des dossiers et des documents médicaux confidentiels
  • Saisir et formater des rapports médicaux et de la correspondance médicale électronique et préparer des feuilles de calcul et des documents aux fins de révision
  • Préparer des ordres du jour provisoires pour des réunions, et tenir, transcrire et distribuer le procès-verbal

Habiletés et connaissances

Consultez la liste des habiletés et connaissances habituellement requises pour exercer cette profession.

Compétences essentielles

Voyez comment les 9 compétences essentielles s’appliquent à cette profession.

Lecture
  • Lire des textes dans des formulaires d'administration et de rapports, p. ex., un formulaire d'accueil pour connaître les symptômes d'un patient. (2)
  • Lire de courtes notes écrites à la main par des collègues et d'autres professionnels de la santé, p. ex., lire les commentaires d'un technicien de laboratoire sur les résultats d'un test pour déterminer dans quel délai, en fonction de la gravité de l'état de santé du patient, le médecin devrait passer en revue son dossier. (2)
  • Lire des brochures, des affiches et d'autres publications, p. ex., une brochure décrivant des traitements de rechange pour le cancer de la prostate afin de répondre aux questions des patients sur les tests et les procédures. (2)
  • Lire des catalogues et des brochures, p. ex., afin de prendre connaissance des fonctions de logiciels de gestion et d'administration de services dentaires. (2)
  • Lire des notes de service et des courriels, p. ex., des notes de service de superviseurs sur les changements apportés aux heures d'ouverture ainsi que des courriels d'infirmiers en santé communautaire souhaitant obtenir de l'information sur le nombre de patients figurant sur les listes d'attente. (2)
  • Lire des bulletins, des avis, des feuillets de documentation, des suppléments, des mises à jour et des alertes médicales, p. ex., des avis de ministères provinciaux de la santé pour prendre connaissance de nouvelles procédures de facturation. (3)
  • Lire une variété de manuels, p. ex., afin d'apprendre comment utiliser le logiciel de gestion de l'administration afin de produire des factures, de présenter des demandes d'indemnité, de fixer des rendez-vous et de faire le suivi des comptes débiteurs et créditeurs. (3)
  • Lire des manuels, p. ex., afin d'apprendre la terminologie médicale et la prononciation uniforme, la définition et l'orthographe des termes utilisés par les professionnels de la santé. (4)
  • Lire, s'il y a lieu, des ententes, p. ex., des politiques d'assurance médicale pour en apprendre davantage sur les services et les procédures remboursables et les montants réclamables. (4)
Utilisation de documents
  • Repérer des données sur des étiquettes dans des dossiers, des récipients et des produits, p. ex., lire les étiquettes sur les onglets de dossiers pour connaître le nom des patients et leur numéro d'assurance-maladie. (1)
  • Repérer des données dans des calendriers, des listes et des tableaux, p. ex., consulter les calendriers pour repérer les heures disponibles pour fixer des rendez-vous. (2)
  • Entrer des données dans des listes, des tableaux et des calendriers, p. ex., entrer le nombre d'articles répertoriés dans les tableaux de contrôle des stocks, ainsi que le nom et le numéro de téléphone des patients dans les carnets de rendez-vous. (2)
  • Repérer des données dans des formulaires d'inscription, p. ex., repérer le nom des fournisseurs, des quantités, des dates, des prix, des taxes de vente et d'autres données dans les factures des fournisseurs. (3)
  • Remplir des formulaires complexes, comme des formulaires de réclamation d'assurance médicale à l'aide d'information, comme les noms, les adresses, les diagnostics, les codes, les dates, les frais et les numéros de groupe. (3)
Rédaction
  • Rédiger des rappels et de courtes notes, p. ex., de courts textes dans des formulaires administratifs pour tenir un registre des résultats des procédures. (1)
  • Rédiger des courriels à des collègues, à des professionnels de la santé, à des patients et à d'autres collègues, p. ex., afin de planifier des réunions ainsi que de répondre à des demandes de renseignements et à des questions. (2)
  • Rédiger des comptes rendus de réunion du cabinet et de l'équipe médicale, p. ex., afin de résumer les discussions, de tenir un registre des décisions rendues et de prendre en note les points nécessitant un suivi. (2)
  • Rédiger des lettres, p. ex., indiquant les dates des rendez-vous à venir afin qu'un patient puisse demander congé au travail. (2)
  • Rédiger, s'il y a lieu, des procédures et des lignes directrices, p. ex., une série d'instructions décrivant les étapes que les utilisateurs de logiciels doivent suivre lorsqu'ils exploitent une application particulière. (3)
Calcul
  • Compter l'argent comptant et rendre la monnaie de paiements comptants aux patients pour des examens et des procédures qui ne sont pas couverts par les régimes d'assurance-maladie. (1)
  • Évaluer le temps de consultation nécessaire pour les professionnels médicaux et leurs patients. (1)
  • Comparer les fournitures médicales en stock par rapport aux niveaux requis. (1)
  • Estimer le temps que les professionnels de la santé passeront avec leurs patients pendant les rendez-vous, en s'appuyant sur les anciens rendez-vous à titre de référence. (1)
  • Fixer des rendez-vous. Tenir compte de la disponibilité de l'équipement et des professionnels de la santé exigés. (2)
  • Calculer les indicateurs de rendement, comme le nombre moyen de procédures de soins de santé effectuées par jour, par semaine et par mois. (2)
  • Calculer et vérifier les montants de factures et de reçus, p. ex., calculer les montants à réclamer des régimes d'assurance-maladie en appliquant les frais, les remises et les taxes applicables. (3)
  • Calculer, s'il y a lieu, les montants des transactions de débit et de crédit, des comptes créditeurs et débiteurs, des rapprochements bancaires et des rapports sommaires des grands livres généraux. (3)
  • Calculer, s'il y a lieu, les montants des paies, ainsi que des comptes de taxes et de services publics, p. ex., calculer les montants des paies en fonction des heures travaillées, des taux horaires, de l'impôt sur le revenu fédéral et provincial, des cotisations aux régimes de retraite et des taux de cotisation d'assurance-emploi. (3)
  • Préparer et vérifier, s'il y a lieu, les états financiers mensuels, comme des bilans, des états des revenus et des dépenses et des états des flux de trésorerie. (3)
  • Recueillir et analyser, s'il y a lieu, des données opérationnelles, p. ex., sur le nombre de services offerts pour aider les médecins à comprendre les besoins de leurs patients. (3)
Communication verbale
  • Échanger de l'information avec des collègues, p. ex., avec des collègues d'autres services afin de demander les radiographies, les résultats des tests sanguins et les dossiers médicaux des patients. (1)
  • Discuter, s'il y a lieu, avec des fournisseurs au sujet des spécifications des produits, des prix relevés, des options de service et des heures de livraison concernant le matériel, des fournitures et des produits médicaux et de bureau. (2)
  • Discuter avec les patients et leur famille, p. ex., interroger les patients et leur famille pour remplir des formulaires, comme des demandes d'admission à l'hôpital et des demandes d'indemnité. (2)
  • Participer aux discussions de groupe, p. ex., dans une réunion du personnel afin de discuter de la charge de travail, de planifier les horaires de travail et de coordonner l'utilisation des salles d'examen. (2)
  • Former, s'il y a lieu, des collègues en matière de procédures de bureau et d'utilisation de logiciels, p. ex., fournir à des collègues des instructions détaillées sur l'utilisation d'un logiciel spécialisé en matière de gestion des opérations. (3)
Capacité de raisonnement
  • Choisir des patients pour remplacer ceux qui ont annulé leur rendez-vous. Choisir, s'il y a lieu, les patients selon la règle du premier arrivé, premier servi, ou selon les priorités établies en fonction de la gravité de leur état de santé. (1)
  • S'occuper des patients inattendus qui n'ont pas de rendez-vous. Parler avec les patients de leur état et fixer un rendez-vous d'urgence, s'il y a lieu, ou leur suggérer de se rendre dans un établissement de soins d'urgence ou un hôpital. (2)
  • Faire face à des retards en raison des défauts de matériel. Consulter des manuels d'utilisateurs pour rechercher les causes des pannes du matériel. En cas d'incapacité à réparer le matériel, demander de l'aide aux collègues et téléphoner à des techniciens en réparations. (2)
  • Choisir, s'il y a lieu, des tâches à assigner à d'autres secrétaires médicaux. Tenir compte de la disponibilité, de l'expérience de travail ainsi que des points forts et faibles de chaque personne. (2)
  • Choisir, s'il y a lieu, des fournisseurs de services et de produits médicaux et de bureau. Prendre en considération, s'il y a lieu, des facteurs tels que les budgets et les besoins estimés. (2)
  • Établir, s'il y a lieu, un calendrier de paiements pour un patient dont le compte est en souffrance. Tenir compte de facteurs, comme la somme due et l'historique du cabinet avec le patient. (2)
  • Évaluer la qualité des produits et services fournis par les fournisseurs. Déterminer lesquels offrent les meilleurs prix, options de service et heures de livraisons. (2)
  • Évaluer la précision et le caractère raisonnable des rapports financiers produits au moyen d'un logiciel comptable. Comparer des données par rapport à des rapports antérieurs et utiliser leur expérience pour trouver les erreurs possibles. (2)
  • Prendre les appels des patients, assumer les tâches liées au service de la réception et aider leurs collègues à effectuer des tâches telles que la photocopie et l'envoi par télécopieur de documents. Ils reçoivent des directives de leurs superviseurs et des professionnels de la santé qui les embauchent. Ils ont une certaine latitude pour organiser leurs tâches, à condition qu'ils respectent les priorités établies par leur employeur. (2)
  • Trouver des adresses et des numéros de téléphone de cabinets de médecins, d'hôpitaux, de cliniques médicales et d'autres établissements de soins de santé en se renseignant auprès de collègues, en examinant des listes de numéros de téléphone et des annuaires et en recherchant dans le site Web de Canada 411. (2)
  • Trouver l'orthographe et la signification des termes médicaux peu familiers en se renseignant auprès de collègues et en faisant des recherches dans des dictionnaires médicaux et des sites Web. (2)
  • Trouver de l'information sur les rendez-vous, les traitements et la facturation des patients en examinant leurs dossiers et en recherchant dans des bases de données. (2)
  • Trouver, s'il y a lieu, de l'information sur les services et les produits médicaux et de bureau en communiquant avec les fournisseurs et en faisant des recherches sur leur site Web. (2)
  • Être confronté par des patients qui font appel à la violence verbale et aux menaces. Parler à ces derniers d'une voix ferme et assurée pour les calmer et demander l'aide de collègues et de superviseurs, s'il y a lieu. (3)
  • Prendre connaissance de certains écarts dans des dossiers financiers. Passer en revue les chèques émis, les dépôts effectués et les transactions de débit et de crédit indiquées dans les écritures de journaux et les relevés bancaires. En cas d'erreurs produites par les ordinateurs des banques, aviser les représentants des banques. (3)
  • Choisir ou recommander, s'il y a lieu, des méthodes et des procédures de gestion des comptes en souffrance. Annuler des créances irrécouvrables, faire appel à des agences de recouvrement ou poursuivre des emprunteurs à la cour des petites créances. Tenir compte de plusieurs facteurs afin de faire les choix appropriés. (3)
  • Évaluer la pertinence de l'équipement et des logiciels. Cibler les critères de rendement, ainsi que recueillir et analyser des spécifications et l'opinion d'experts. (3)
Technologie numérique
  • Utiliser un logiciel de tenue de livres, de facturation et de comptabilité pour tenir un registre des opérations financières. (1)
  • Utiliser des calculatrices et des assistants numériques personnels (ANP) pour effectuer des tâches impliquant des calculs, tels qu'additionner des chiffres et calculer les intérêts débiteurs. (1)
  • Utiliser du matériel électronique de bureau, comme des imprimantes, des scanneurs, des télécopieurs, des copieurs et des machines à affranchir. (1)
  • Utiliser des bases de données pour entrer, récupérer et imprimer les rendez-vous des patients, ainsi que des données sur les traitements et la facturation par l'entremise d'hôpitaux et de bases de données cliniques. (2)
  • Utiliser Internet pour accéder aux services bancaires en ligne. (2)
  • Utiliser des navigateurs et des moteurs de recherche pour repérer des renseignements sur les produits, comme le coût des fournitures établi par les fournisseurs. (2)
  • Utiliser Internet, s'il y a lieu, afin d'accéder à des cours de formation et à des séminaires offerts par des éditeurs de livres, des fournisseurs, des employeurs et des formateurs. (2)
  • Utiliser des feuilles de calcul pour faire le suivi de l'inventaire et facturer des tierces parties. (2)
  • Utiliser des feuilles de calcul pour faire le suivi des dépenses, comme le coût des fournitures de bureau et l'amortissement du matériel de bureau. (2)
  • Utiliser l'Intranet et les applications de courriel pour échanger de l'information et des documents avec des collègues, des patients et des fournisseurs. (2)
  • Utiliser des cédéroms et des DVD pour accéder à des programmes éducatifs, comme des programmes de formation sur la terminologie médicale. (2)
  • Utiliser les fonctions avancées de programmes de traitement de texte afin de rédiger, de modifier et de formater des lettres, des télécopies, des procédures, des lignes directrices, ainsi que des ordres du jour et des comptes rendus de réunions. (3)
  • Utiliser un logiciel spécialisé en matière de gestion des opérations afin de créer les dossiers des patients, d'effectuer la facturation automatique aux compagnies d'assurances, fixer des rendez-vous à des patients pour de nombreux praticiens, dresser l'inventaire, produire des statistiques sur le profil de pratique et faire le suivi des comptes financiers. (3)
  • Utiliser un logiciel de tenue de livres, de facturation et de comptabilité pour préparer des chèques de paie, des factures et des états financiers mensuels, comme des bilans et des relevés des gains et des dépenses. (3)
Renseignements supplémentairesTravail d'équipe

Les adjoints administratifs médicaux effectuent certaines tâches de façon autonome, mails ils coordonnent leur travail et celui de médecins, de dentistes, d'infirmiers, ainsi que d'autres professionnels de la santé et secrétaires. Ils communiquent avec des professionnels de la santé pour planifier les horaires de rendez-vous, acheminer des messages et obtenir des directives sur des tâches. Ils échangent de l'information avec des infirmiers et d'autres professionnels de la santé. Ils peuvent superviser et former d'autres secrétaires.

Formation continue

Les adjoints administratifs médicaux doivent constamment rafraîchir leurs connaissances sur les produits de bureau et de soins de santé, les matériaux, l'équipement et les procédures. Ils doivent apprendre de nouvelles technologies, comme un logiciel de planification des rendez-vous et de gestion de cabinet de soins de santé. Tous les jours, ils acquièrent de nouvelles connaissances en discutant avec leurs superviseurs et leurs collègues, en menant des recherches dans Internet et en lisant des bulletins du gouvernement, des brochures des fournisseurs et des manuels d'utilisateurs de logiciels. Ils assistent également à des cours de formation sur des logiciels et à des séminaires sur divers sujets, comme la terminologie médicale et les pratiques de facturation.

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