aide de bureau

Milieu de travail

• Endroit éloigné
• Disposé à déménager
• Bureau général
• Société fermée, société par actions ou entreprise privée

Responsabilités

Tâches

• Acheminer les demandes de renseignements présentées par téléphone ou par voie électronique
• Trier, vérifier et traiter les formulaires de demande, les reçus et autres documents
• Assurer le traitement du courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique
• Envoyer et recevoir les messages
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Préparer et formater le type de document
• Préparer des factures et des dépôts de banque
• Répondre aux demandes de renseignements des clients et du public
• Photocopier et assembler des documents pour la distribution, le courrier et le classement
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Effectuer de l'entré de données
• Fournir le service à la clientèle
• Étiqueter les dossiers selon les indications des plans de conservation et d'élimination
• Identifier, classer et extraire des documents
• Localiser et retirer le matériel des classeurs
• Organiser et coordonner, s'il y a lieu, le volume de travail destiné aux employés
• Envoyer les factures
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Enregistrer et acheminer les messages
• Fournir des services d'assistance-annuaire
• Donner des renseignements d'ordre général aux clients et au grand public
• Effectuer des tâches administratives
• Exécuter des tâches de bureau telles que classer, trier et distribuer le courrier
• Commander des fournitures de bureau
• Obtenir et traiter les informations nécessaires pour servir la clientèle
• Tenir à jour des dossiers et des registres
• Renseigner les employés sur les questions relatives à la paye et au régime d'avantages sociaux
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Calculer les frais d'appel
• Mettre sur pied des conférences téléphoniques
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Recevoir et émettre des paiements
• MS Office
• Coordonner les activités du service des ressources humaines afin de s’assurer qu’elles répondent aux objectifs de l’organisation

Expérience et spécialisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• MS Word
• Logiciel de comptabilité
• MS PowerPoint
• Adobe Acrobat Reader
• MS Excel
• MS Outlook
• MS Windows
• Courrier électronique
• Logiciel de traitement de texte
• Chiffrier électronique

Expérience en utilisation de matériel et de machinerie

• Balayeur optique

Domaine de spécialisation

• Rapports
• Formulaires et dossiers
• Factures
• Tableaux, graphiques et diagrammes
• Contrats
• Correspondance
• Expédition et réception
• Services de la paie

Renseignements supplémentaires

Sûreté et sécurité

• Vérification de casier judiciaire

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport
• Disposé à voyager à l'occasion
• Transport public non disponible

Conditions de travail et capacités physiques

• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Tâches répétitives
• Assis, debout et marcher
• Travail en position assise
• Souci du détail
• Travailler en quasi-autonomie
• Capacité à travailler de façon indépendante

Qualités personnelles

• Capacité d'adaptation
• Raisonnement analytique
• Esprit de collaboration
• Créativité
• Axé sur les objectifs
• Assidu
• Attitude positive
• Proactif
• Gestion du temps
• Précis
• Sens des responsabilités
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Sens de l'organisation
• Fiable
• Débrouillardise
• Esprit d'équipe
• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément

Avantages sociaux

Avantages financiers

• Prime

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe
• Stationnement disponible