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secrétaire administratif/secrétaire administrative

Appellation affichée sur Québec emploi - secrétaire administratif secrétaire administrative

Publiée le 20 juillet 2026 par Renseignements sur l’employeur POSA/SOURCE DES MONTS

Renseignements sur l’emploi

Sous l?autorité de la direction générale, la secrétaire est principalement responsable de l?accueil et du soutien administratif de la Clinique jeunesse. Elle assure la gestion des rendez-vous, des appels, des demandes de services et des communications entre les jeunes, les familles, les professionnels et les partenaires. Elle veille aussi à la préparation, au classement et à la transmission sécuritaire des documents.La personne recherchée doit être accueillante, organisée, discrète et à l?aise auprès de jeunes vivant différentes situations de vulnérabilité. Son rôle est strictement administratif : elle ne prodigue aucun conseil médical et n?effectue aucune évaluation clinique.Principales responsabilités? Accueillir les jeunes, les familles et les partenaires;? Répondre aux appels, courriels et demandes d?information sur les services;? Expliquer les modalités générales d?accès sans donner d?avis médical ou psychosocial;? Recueillir les renseignements administratifs nécessaires aux dossiers;? Planifier, confirmer, déplacer ou annuler les rendez-vous;? Effectuer les rappels selon les procédures établies;? Gérer les demandes de dossiers des patients;? Repérer les situations urgentes et les transmettre rapidement à un professionnel ou aux ressources appropriées;? Préparer les horaires et coordonner l?utilisation des locaux;? Soutenir administrativement le médecin, l?infirmière clinicienne, l?infirmière praticienne spécialisée et le travailleur social;? Préparer, classer, numériser et transmettre les formulaires, références, consentements et autres documents;? Recevoir les résultats et communications des partenaires et les acheminer confidentiellement;? Assurer la protection et le rangement sécuritaire des dossiers;? Compiler les données sur les rendez-vous, présences, annulations et services;? Préparer les documents requis pour les bilans et redditions de comptes;? Maintenir à jour les formulaires, outils et documents d?information;? Vérifier les besoins en fournitures administratives et cliniques;? Participer aux rencontres de coordination;? Signaler toute plainte, erreur, bris de confidentialité ou situation préoccupante.Responsabilités complémentairesEn dehors des heures d?ouverture ou durant les périodes moins occupées, la secrétaire peut aussi :? Accueillir les personnes se présentant chez POSA Source des Monts;? Soutenir la direction dans la préparation, la mise en page et le classement de documents;? Gérer les réservations de salles, les réunions et certaines communications internes;? Effectuer de la saisie de données et diverses tâches administratives;? Accomplir toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l?organisme.