Compétences Adjoint/adjointe de direction au Canada

Voici les compétences généralement requises pour exercer le travail d’adjoint/adjointe de direction au Canada. Les compétences fournies s’appliquent à l’ensemble des Adjoints/adjointes de direction (CNP 1222).

Expertise

Les personnes qui exercent cette profession font habituellement appel aux compétences suivantes.

  • Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
  • Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
  • Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents
  • Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
  • Effectuer des recherches
  • Compiler des données et préparer des données qui seront étudiées et présentées par les cadres supérieurs, les comités et les conseils d'administration
  • Rencontrer des personnes ou groupes d'intérêts spéciaux et d'autres personnes pour déterminer les problèmes et évaluer et recommander des plans d'action basé sur les réunions
  • Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
  • Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
  • Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
  • Former et superviser le personnel

Habiletés et connaissances

Consultez la liste des habiletés et connaissances habituellement requises pour exercer cette profession.

Compétences essentielles

Voyez comment les 9 compétences essentielles s’appliquent à cette profession.

Lecture
  • Lire des notes de rappel et des notes écrites par des collègues de travail. Lire, par exemple, s'il y a lieu, des notes indiquant les dates, les heures, le nom des participants, les points des ordres du jour, et des documents d'accompagnement pour les conférences téléphoniques et les réunions des conseils d'administration. (1)
  • Lire du texte dans des formulaires. Par exemple, les adjoints législatifs lisent du texte inscrit sur des formulaires de communication pour comprendre les raisons pour lesquelles les citoyens souhaitent discuter avec les députés et les parlementaires. Les adjoints de direction d'entreprise lisent au sujet des antécédents professionnels des personnes invitées à se joindre à des conseils d'administration dans des formulaires de renseignements personnels. Les adjoints de direction travaillant dans des sociétés et des organismes sans but lucratif lisent des profils de bienfaiteurs adhérents dans des formulaires de bases de données. Ils lisent des descriptions de l'équipement hôtelier dans des formulaires de réservation lorsqu'il s'agit d'organiser des événements. (2)
  • Lire des courriels et des notes provenant de collègues de travail, de membres de commissions et de comités, de fournisseurs et de membres du grand public. Par exemple, les adjoints de circonscription lisent des courriels, provenant des parlementaires, au sujet des tâches à exécuter et des priorités à respecter. Les adjoints de direction d'entreprise lisent, s'il y a lieu, des courriels envoyés par des collègues de travail qui expriment leurs préoccupations au sujet des nouvelles procédures administratives. Ils examinent s'il y a lieu, les courriels envoyés par des cadres supérieurs pour déterminer les priorités et les mesures à prendre. Effectuer également, au besoin, la correction d'épreuves de notes de service traitant des procédures nouvellement établies pour en vérifier la forme et le contenu. (2)
  • Lire des lettres envoyées par des fournisseurs, des membres du public et des collègues. Lire, par exemple, les lettres d'entente de fournisseurs qui décrivent les conditions relatives à l'achat des fournitures et du matériel de bureau. Les adjoints de direction d'organisme de collecte de fonds et d'organisme sans but lucratif lisent des lettres de personnes qui demandent de l'information relative au versement de dons. Les adjoints de circonscription lisent des lettres provenant de membres du public qui traitent de sujets tels que l'accès aux agences gouvernementales et communautaires. Les adjoints de direction travaillant pour des directeurs d'organisations non gouvernementales lisent, s'il y a lieu, des lettres de groupes partenaires sur des sujets tels que les causes d'une forte consommation d'eau associée aux projets d'irrigation. (3)
  • Lire des manuels. Examiner par exemple, s'il y a lieu, des manuels de logiciels lorsqu'il s'agit d'utiliser des logiciels de traitement de texte et de mise en page pour concevoir des documents tels que des bulletins, des formulaires d'inscription et des brochures. Examiner les manuels de politiques et de procédures de leur organisation pour mieux comprendre leurs tâches, leurs responsabilités, leurs obligations et leurs droits. (3)
  • Faire, au besoin, la correction d'épreuves de notes de service, de bulletins et de rapports. Par exemple, les adjoints de direction travaillant dans de grandes sociétés font au besoin la correction d'épreuves des notes de service traitant des procédures nouvellement établies pour vérifier l'exactitude du contenu et l'efficacité de la mise en page. Les adjoints de circonscription font, au besoin, la correction d'épreuves des bulletins destinés aux électeurs. Les adjoints de direction de conseil d'administration font, au besoin, la correction d'épreuves des rapports produits par les directeurs. (3)
  • Lire les lois, les codes et les règlements municipaux. Par exemple, les adjoints de direction d'administration municipale lisent les règlements municipaux et la réglementation pour comprendre les conséquences des changements associés aux codes de zonage. Examiner, au besoin, la «Loi sur les gouvernements locaux» pour comprendre les limites séparant la gouvernance provinciale et municipale. (4)
  • Lire des rapports, des documents de travail et des études. Par exemple, les adjoints de direction travaillant dans de grandes sociétés lisent des rapports trimestriels et annuels pour repérer les sujets pouvant présenter un intérêt pour les gestionnaires et les chefs de service. Lire, s'il y a lieu, des rapports produits par d'autres organisations telles que les autorités sanitaires et les divers paliers du gouvernement pour comprendre les risques et les défis associés à leurs domaines. (4)
Utilisation de documents
  • Trouver de l'information dans des listes et des tableaux. Trouver, par exemple, les coordonnées de collègues de travail et de clients dans des annuaires téléphoniques et des listes de personnes-ressources. Les adjoints de direction d'entreprise et d'arrondissement scolaire examinent des listes de participation à des réunions de conseils d'administration et à d'autres événements commandités. Ils trouvent également des dates et des détails sur les événements à venir tels que les réunions des conseils d'administration, et inscrivent les rendez-vous et les dates de déplacement dans des calendriers. (1)
  • Trouver de l'information dans divers formulaires. Confirmer, par exemple, les dates ainsi que les heures d'arrivée et de départ indiquées sur des itinéraires de voyage. Repérer les dépenses liées à l'emploi sur des relevés de carte de crédit, et vérifier les articles commandés et reçus sur les factures des fournisseurs. Parcourir les étiquettes d'expédition et des services de messagerie pour obtenir de l'information au sujet des expéditeurs, des contenus et des destinataires prévus. Examiner les feuilles de présence pour déterminer le nombre d'heures et les raisons justifiant les heures supplémentaires. Les adjoints de direction d'organisme de collecte de fonds et d'organisme sans but lucratif examinent les historiques des dons faits par les bienfaiteurs, ainsi que les compétences et les domaines d'expertise des membres dans des enregistrements de base de données. (2)
  • Remplir une grande variété de formulaires. Inscrire, par exemple, des articles et des coûts lorsqu'il s'agit de remplir des formulaires de remboursement des dépenses, de demande de chèques et de bons de commande. Remplir des rapports hebdomadaires, mensuels et annuels concernant les congés, la formation et les sommaires du rendement des ventes. Inscrire le nom, l'adresse, les numéros de téléphone des expéditeurs et des destinataires ainsi que de brèves descriptions des contenus sur des lettres de transport. Les adjoints de direction travaillant dans des sociétés et des organismes sans but lucratif remplissent, s'il y a lieu, des formulaires réglementaires pour confirmer leur situation, leurs coordonnées et le nom des membres des conseils d'administration. (2)
  • Inscrire des données dans des listes et des tableaux. Inscrire par exemple des rendez-vous et des dates de déplacement dans des calendriers. Inscrire et résumer, au besoin, les points des ordres du jour et les principaux éléments de discussion en utilisant des formats de tableaux. Les adjoints de direction d'entreprise et de gouvernement examinent, au besoin, les rapports financiers de services, et ajoutent des données essentielles dans des tableurs à l'intention des gestionnaires et des directeurs généraux. (3)
  • Obtenir, au besoin, de l'information dans des graphiques. Repérer, par exemple, les dépenses et les sources de revenus affichées dans des diagrammes à secteurs. Les adjoints de direction travaillant pour les autorités sanitaires examinent des diagrammes à barres horizontales montrant le nombre et les types de traitements de patients selon la région, le nombre d'hospitalisations de nuit par établissement de santé et la durée d'attente des patients. Les adjoints de direction d'administration municipale examinent des graphiques linéaires indiquant des augmentations de la valeur des propriétés durant des périodes de cinq ans. Les adjoints de direction travaillant pour des surintendants scolaires examinent des graphiques indiquant les inscriptions actuelles et prévues d'élèves par école. (3)
Rédaction
  • Écrire des notes de rappel et des notes aux cadres supérieurs à qui ils sont chargés d'apporter leur soutien. Écrire, par exemple, des notes de rappel sur les tâches à effectuer, et noter des commentaires concernant les documents dont ils doivent assurer la gestion. Écrire également des notes pour informer les cadres supérieurs des heures et des lieux des réunions, et des clients qui se présentent pour des rendez-vous. (1)
  • Écrire des courriels et des notes de service. Confirmer, par exemple, par courriel, les dates, les heures et les lieux des réunions, et informer leurs collègues de travail des échéances des rapports financiers. Demander des directives et des éclaircissements sur les tâches attribuées, fournir des comparaisons des coûts pour les achats du matériel de bureau et informer les cadres supérieurs, les gestionnaires et les membres des conseils d'administration des incidents pouvant nécessiter leur attention. Rédiger des notes de service à l'intention des collègues de travail pour expliquer les procédures à suivre lorsqu'il s'agit d'envoyer des rapports de dépenses et de s'inscrire aux séances de formation obligatoire. (2)
  • Écrire des lettres. Rédiger, par exemple, des lettres à des fournisseurs pour confirmer les conditions relatives aux locations et aux achats du nouveau matériel de bureau. Écrire également des lettres de suivi à des candidats à un poste pour accuser réception des demandes d'emploi. Les adjoints de direction d'entreprise rédigent des lettres au nom des cadres supérieurs et des membres des conseils d'administration pour accepter des invitations à prononcer des discours à diverses occasions et remercier des personnes pour leur accueil. (2)
  • Résumer des discussions de réunions et des décisions. Rédiger les comptes rendus des réunions de la direction et des conseils d'administration, qui servent d'actes contenant les décisions et les plans d'action. (3)
  • Rédiger, s'il y a lieu, des discours et des communiqués de presse. Écrire par exemple, au besoin, des discours pour les cadres supérieurs et les membres des conseils d'administration. Inclure les principaux éléments et les détails appropriés pour des publics particuliers. Rédiger, au besoin, des communiqués de presse annonçant des acquisitions d'entreprises et de nouvelles nominations au sein de leur organisation. (4)
  • Rédiger, s'il y a lieu, des manuels, des procédures et des mandats pour leur organisation. Rédiger, par exemple, s'il y a lieu, des manuels pour décrire les responsabilités des conseils d'administration, ainsi que les politiques et les procédures relatives aux conflits d'intérêts portant sur des sujets tels que la demande de congés pour raisons personnelles et l'acquisition de crédits pour des activités d'apprentissage continu ayant été terminées, et les protocoles à suivre pour poser sa candidature à des offres d'emploi affichées à l'interne. Rédiger, s'il y a lieu, les mandats des comités nouvellement formés, énoncer leurs missions, leurs limites et les procédures de nomination de présidents. (4)
CalculCalculs monétaires
  • Calculer des remboursements pour les dépenses. Calculer des demandes de remboursement de frais de déplacement en utilisant les tarifs journaliers et les taux de kilométrage indiqués. Ajouter des montants pour l'hébergement et les frais accessoires. (2)
  • Calculer et confirmer des montants inscrits sur des factures. Calculer, par exemple, les montants, les totaux partiels et les taxes des factures de fournitures de bureau. Calculer, au besoin, les rabais pour des commandes par lots. (3)
Calendriers des budgets et des opérations comptables
  • Assurer le suivi des budgets. Vérifier, par exemple, les demandes de remboursement de frais de déplacement et les bons de commande pour s'assurer qu'il n'y a pas de dépassements budgétaires. Assurer le suivi des coûts pour des articles tels que les fournitures de bureau, les déplacements et les services de traiteur. Comparer les dépenses aux attributions pour s'assurer du respect des budgets. (2)
  • Planifier les déplacements terrestres et aériens. Examiner les lieux des réunions, les temps de déplacement prévus et les changements de fuseaux horaires. Tenir compte d'autres possibilités en cas de réunions retardées ou de correspondances ratées. (2)
  • Planifier les rendez-vous des cadres supérieurs, des législateurs, des gestionnaires et des membres des conseils d'administration à qui ils sont chargés d'apporter son soutien. Allouer, par exemple, différentes périodes de temps selon le sujet et le nombre de participants, lorsqu'il s'agit de réserver des réunions et des rendez-vous avec des cadres supérieurs et des partenaires commerciaux. Allouer du temps pour les points des ordres du jour afin de pouvoir discuter de chaque point et d'arriver à un consensus. Modifier les horaires quotidiens lorsque les rendez-vous se prolongent au-delà des délais fixés. (3)
Mesures et calculs
  • Prendre, au besoin, des mesures en utilisant des outils de mesure courants. Mesurer, par exemple, au besoin, la taille des salles de réunions pour s'assurer qu'il y a suffisamment de place pour les tables, les chaises et le matériel électronique. Mesurer également, au besoin, des distances parcourues avec leur véhicule personnel à des fins professionnelles. (1)
Analyses des données numériques
  • Recueillir, s'il y a lieu, des données, et élaborer des statistiques pour décrire les opérations des bureaux et des entreprises. Calculer par exemple, au besoin, la moyenne des heures supplémentaires mensuelles. Les adjoints de direction travaillant dans des milieux financiers calculent, au besoin, les chiffres d'affaires cumulés, et les comparent à ceux des années précédentes et à ceux d'autres services. (3)
Calcul approximatif
  • Estimer le temps nécessaire pour effectuer des tâches telles que la préparation de rapports et de documents joints aux ordres du jour, discuter des points aux ordres du jour et se rendre aux aéroports durant les heures de pointe. (2)
Communication verbale
  • Écouter des messages téléphoniques enregistrés et des enregistrements numériques. Écouter, par exemple, des messages envoyés par des collègues de travail décrivant les tâches à effectuer et les informant au sujet des réunions annulées. Écouter, s'il y a lieu, des enregistrements de réunions lorsqu'il s'agit de préparer des comptes rendus. (1)
  • Répondre au téléphone, saluer les appelants, filtrer et diriger les appels, prendre les messages et fournir de l'information. Accueillir, par exemple, les personnes qui se présentent aux réunions, poser des questions aux appelants pour déterminer les raisons de leurs demandes et prendre les messages lorsque d'autres travailleurs sont occupés. Fournir de l'information pour répondre aux demandes des clients. (2)
  • Discuter des produits, des prix et des heures de livraison avec les fournisseurs. Passer, par exemple, des commandes, et discuter des anomalies relevées sur les factures avec les représentants des fournitures de bureau. Négocier des contrats de service avec des planificateurs d'événements et des gérants d'hôtel, lorsqu'il s'agit de planifier des réunions, des conférences et des événements spéciaux. Planifier des itinéraires avec des agents de voyages. (2)
  • Échanger de l'information au sujet des tâches en cours avec des collègues de travail. Discuter, par exemple, des calendriers des projets, et des documents distribués aux gestionnaires, aux membres des conseils d'administration et aux cadres supérieurs d'entreprise concernant les réunions. Expliquer les protocoles pour communiquer avec les cadres supérieurs lorsqu'ils sont en déplacement. Discuter avec d'autres adjoints de direction pour confirmer des détails relatifs aux réunions à venir. Rappeler aux cadres supérieurs des motions de forme requises pour les réunions des conseils d'administration, ainsi que les dates limites imminentes des projets. (2)
  • Échanger de l'information technique et commerciale avec des collègues de travail. Demander, par exemple, de l'aide et des conseils à des collègues de travail en cas de situations nouvelles ou inhabituelles concernant des programmes logiciels. Discuter, avec les cadres supérieurs et les membres des conseils d'administration, des modifications à apporter aux communiqués de presse et aux présentations électroniques, des écarts budgétaires et des changements concernant les processus de travail. Faire part, s'il y a lieu, de leur point de vue sur les rôles des membres des conseils d'administration, et exprimer leurs opinions sur les nouveaux logos, en tenant compte de la stratégie de marque de l'entreprise. (3)
Capacité de raisonnementRésolution de problèmes
  • Informer leurs collègues de travail et transférer leur travail à d'autres photocopieurs en cas d'incapacité de terminer des tâches à cause du fonctionnement défectueux du matériel de bureau, par exemple, les photocopieurs. (1)
  • Communiquer en utilisant des messages textes lorsqu'il est impossible de joindre directement des superviseurs, des membres des conseils d'administration et des clients, par exemple, lorsque leurs superviseurs participent à des réunions privées et ne peuvent être dérangés. Laisser des messages aux personnes qui ont rendez-vous avec des membres des conseils d'administration, lorsque ceux-ci se trouvent dans des régions éloignées. Laisser des messages vocaux sur les réseaux téléphoniques, en cas d'incapacité à communiquer avec les clients. (2)
  • Rédiger des lettres de plaintes pour décrire les préoccupations relatives à la qualité, lorsque des fournisseurs livrent des produits de qualité inférieure. Surveiller les livraisons subséquentes, et informer les fournisseurs et leurs cadres supérieurs des changements de la situation, si des produits de fournisseurs ne satisfont pas aux normes en matière de qualité. Par exemple, lorsque la traduction d'un discours est trop littérale et manque de fluidité, les adjoints de direction peuvent désigner un membre du personnel pouvant traduire dans un style conversationnel pour reprendre le travail. (3)
Prise de décision
  • Diriger les appels téléphoniques, les lettres, les courriels ainsi que les visiteurs à des collègues de travail et à d'autres unités de travail au sein de leur organisation. Examiner, par exemple, les procédures relatives au traitement des demandes et vérifier la disponibilité des personnes pouvant traiter les demandes, lorsqu'il s'agit de déterminer la meilleure façon d'acheminer les demandes provenant du public. (2)
  • Déterminer les ordres du jour des réunions. Organiser les points des ordres du jour en fonction de leur importance, en plaçant les points moins importants vers la fin des réunions. (2)
Pensée critique
  • Évaluer l¿intégralité et l¿exactitude des ordres du jour, procès-verbaux de réunion et présentations préparés. Revoient leurs propres notes, se rappellent des discussions qui ont eu lieu durant les réunions et vérifient l¿exactitude du contenu avec les cadres de direction. En évaluant les présentations, revoient le matériel documentaire fourni, l¿organisation du contenu et le caractère approprié du vocabulaire compte tenu des publics cibles. (2)
  • Évaluer l¿efficience des plans de voyage. Revoient les endroits où ont lieu des réunions, les horaires de voyage prévus, les changements de fuseau horaire, les mouvements de la circulation et les possibilités de retard. Considèrent les autres possibilités si les réunions devaient être retardées ou des correspondances manquées. (2)
  • Pourraient évaluer des documents imprimés aux fins de publication. Lisent de façon critique pour vérifier l¿exactitude et la pertinence de textes ainsi que leur respect du bon goût. Évaluent la conformité des textes aux politiques organisationnelles régissant la confidentialité, la protection de la vie privée et les conflits d¿intérêts. (3)
Planification et organisation du travail

Planification et organisation de leur travail

Les adjoints de direction travaillent seuls pour exécuter les tâches administratives assignées par des cadres supérieurs, des membres des conseils d'administration et des gestionnaires. Ils déterminent leurs priorités ainsi que l'ordre de leurs tâches et leurs calendriers pour répondre aux besoins des cadres supérieurs à qui ils offrent du soutien. Ils modifient leurs plans de travail pour tenir compte des interruptions et des changements de priorités. Lorsque les adjoints de direction veillent à la préparation des réunions, ils coordonnent, s'il y a lieu, leurs tâches avec celles des collègues de travail afin de maximiser l'efficacité. (3)

Planification et organisation du travail des autres

Les adjoints de direction travaillant dans de grandes organisations organisent et assignent, s'il y a lieu, des tâches aux assistants et à d'autres membres du personnel de bureau comme le classement, la mise à jour des coordonnées et la recherche de sujets précis tels que les itinéraires de voyage. (3)

Utilisation particulière de la mémoire
  • Se souvenir des noms et des numéros de téléphone.
Recherche de renseignements
  • Trouver de l'information sur les déplacements. Lire, par exemple, discuter avec des collègues de travail et faire des recherches sur Internet lorsqu'il s'agit de planifier des déplacements pour assister à des réunions à l'étranger. (3)
Technologie numérique
  • Utiliser un logiciel de traitement de texte. Utiliser, par exemple, un logiciel de traitement de texte tel que Word pour préparer des lettres, des ordres du jour de réunions, des comptes rendus et des rapports mensuels. Modifier les modèles existants tels que les feuilles d'envoi par télécopie et les notes de service, et sauvegarder des documents dans un format PDF. (2)
  • Utiliser des bases de données. Saisir et extraire, par exemple, les coordonnées des clients et des membres des conseils d'administration en utilisant Access. Utiliser, au besoin, des bases de données personnalisées pour saisir, visualiser et approuver des bons de commande, préparer des rapports mensuels des centres des coûts et assurer le suivi de la correspondance reçue et des mesures prises. (2)
  • Utiliser des tableurs. Créer, par exemple, des tableurs pour exécuter des tâches de comptabilité, et recueillir, organiser et analyser des données sur des sujets tels que les congés et les heures supplémentaires du personnel. Saisir et modifier, s'il y a lieu, les préparatifs de voyage, et consigner, surveiller et totaliser les remboursements des dépenses des cadres supérieurs, des gestionnaires et des membres des conseils d'administration. (2)
  • Utiliser au besoin un logiciel de tenue de livres, de facturation et de comptabilité. Utiliser, par exemple, un logiciel de comptabilité pour saisir et trouver des postes budgétaires et imprimer des rapports. (2)
  • Utiliser un logiciel de communication. Échanger, par exemple, des courriels avec des cadres supérieurs, des collègues de travail et des clients. Insérer, au besoin, des pièces jointes de communiqués de presse et des publicités à publier dans les journaux. Utiliser, au besoin, les fonctions de calendrier pour gérer les rendez-vous, les déplacements et les dates d'échéance. (2)
  • Utiliser Internet. Utiliser, par exemple, des navigateurs Internet pour rechercher de l'information sur des produits ainsi que des lieux de réunions et d'événements sociaux. Naviguer dans des annuaires de codes postaux, de numéros de téléphone et de coordonnées ajoutés aux favoris. Visualiser le site intranet de leur organisation pour accéder à l'information relative aux ressources humaines et pour imprimer des formulaires normalisés. (2)
  • Utiliser d'autres applications informatiques ou logicielles. Synchroniser, par exemple, l'information contenue dans les calendriers des ordinateurs de bureau et des dispositifs portatifs. (2)
  • Utiliser au besoin un logiciel de création graphique. Utiliser par exemple, au besoin, un logiciel de présentation et insérer des tableaux, des graphiques, des logos et des photographies lorsqu'il s'agit de préparer des diaporamas pour d'autres membres du personnel aux fins de réunions et de conférences. Utiliser à l'occasion un logiciel de mise en page pour préparer des rapports mensuels et des bulletins pour son organisation. (3)
Renseignements supplémentairesAutres compétences essentielles :

Travail d'équipe

Les adjoints de direction coordonnent les calendriers et intègrent les tâches avec les collègues afin d¿en assurer l¿exécution efficiente et rapide. (2)

Formation continue

Les adjoints de direction sont encouragés à suivre des cours qui concernent directement leur travail. Ils sont chargés de repérer les cours visant à améliorer leurs compétences en informatique, en gestion du temps et en rédaction. Les adjoints de direction d'arrondissement scolaire assistent, s'il y a lieu, à des conférences où ils discutent et échangent des idées et des observations avec des collègues à l'échelle provinciale. Ils acquièrent également des connaissances en interagissant quotidiennement avec leurs collègues de travail et les clients. (2)

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