Veuillez noter que les profils de compétences essentielles n’ont pas été mis à jour pour refléter le passage au modèle des Compétences pour réussir et à la version de 2021 de la Classification nationale des professions (CNP). Pour obtenir des renseignements plus à jour sur les compétences requises pour différentes professions, visitez le site Web du Système d’information sur les professions et les compétences (SIPeC).

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Profil de compétences essentielles

Ce profil contient une liste d’exemples de tâches qui illustrent la façon dont chacune des 9 compétences essentielles est généralement utilisée par la majorité des travailleurs dans cette profession. Les niveaux de complexité évalués varient de 1 (tâche de base) à 5 (tâche avancée).

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Commis de soutien administratif (1441)

Les commis de soutien administratif compilent, vérifient, enregistrent et traitent des formulaires et des documents tels que des demandes, des permis, des licences, des contrats, des inscriptions et des bons de commande selon les méthodes, les lignes directrices et les calendriers établis.

Lecture Aide - Lecture
  • Lire de courtes notes de collègues, p. ex., des notes de superviseurs pour connaître le calendrier d'entrée d'informations telles que des inscriptions. (1)
  • Lire de courts textes dans des formulaires, p. ex., de brefs commentaires sur des formulaires de commande pour savoir comment autoriser des achats. (1)
  • Lire des notes de service et des bulletins, p. ex., des notes de service pour connaître les modifications apportées aux procédures opérationnelles. (2)
  • Lire diverses instructions et procédures, p. ex., une suite d'instructions sur le traitement des demandes de licence et de permis. (2)
  • Lire des brochures, des circulaires d'information et des bulletins d'information, p. ex., des brochures qui renseignent sur les ressources à proposer aux clients et des bulletins d'information sur les changements apportés aux programmes. (2)
  • Lire divers manuels de politiques et de procédures, p. ex., des guides des politiques pour connaître les heures de travail, le code vestimentaire ainsi que les procédures de règlement des griefs. (3)
  • Lire, s'il y a lieu, des manuels informatiques, p. ex., des manuels pour apprendre à grouper les fichiers et à produire des rapports au moyen de systèmes d'inscription en ligne. (3)
  • Lire des journaux, des magazines, des livres et tout autre document de référence pertinent pour leur emploi, p. ex., les travailleurs de cliniques médicales peuvent lire, s'il y a lieu, des documents de référence pour apprendre les définitions de termes médicaux. (3)
Utilisation de documents Aide - Utilisation de documents
  • Rechercher des données telles que des noms, des dates, des codes et des valeurs en dollars sur des dossiers et des étiquettes. (1)
  • Rechercher des données dans des listes, p. ex., parcourir des listes de personnes-ressources pour trouver des noms, des adresses et des numéros de téléphone. (1)
  • Entrer des données dans divers formulaires, p. ex., des noms, des adresses, des dates, des codes et des numéros de compte dans des formulaires de demande. (2)
  • Rechercher des renseignements dans divers formulaires, p. ex., consulter les grilles tarifaires pour déterminer des coûts d'envoi ainsi que des programmes pour connaître les dates et lieux d'événements à venir. (2)
  • Interpréter, s'il y a lieu, des graphiques, p. ex., pour les travailleurs d'établissements d'enseignement, examiner des graphiques pour repérer des renseignements au sujet des inscriptions ainsi que des inscriptions terminées. (2)
  • Remplir, s'il y a lieu, des formulaires complexes, p. ex., pour les travailleurs de sociétés de navigation, remplir des certificats de libre-échange en entrant des données telles que les noms et les adresses des producteurs et des importateurs, leur numéro d'identification, leur numéro de classification et leurs critères de préférence. (3)
Rédaction Aide - Rédaction
  • Rédiger des aide-mémoire et de courtes notes à l'intention de collègues, p. ex., des notes pour leur rappeler les réunions à venir ainsi que les dates limites de présentation des rapports. (1)
  • Rédiger des commentaires dans la section des formulaires réservée aux remarques, p. ex., pour les travailleurs du domaine médical, rédiger des commentaires au sujet des symptômes présentés dans des formulaires d'admission des patients. (1)
  • Rédiger, s'il y a lieu, des courriels et de courtes lettres, p. ex., des courriels à des fournisseurs pour obtenir de l'information sur des produits ainsi que sur l'envoi. (2)
  • Rédiger, s'il y a lieu, des lettres détaillées et des notes de service, p. ex., des notes de service pour expliquer en détail aux collègues comment remplir les formulaires de demande ou pour les informer des détails des nouvelles méthodes de bureau. (3)
Calcul Aide - Calcul
  • Gérer, s'il y a lieu, des transactions par cartes de crédit, de débit et en espèce, et rendre la monnaie. (1)
  • Entrer, s'il y a lieu, les sommes dues et à percevoir dans les divers comptes du grand livre général. (1)
  • Passer en revue, s'il y a lieu, les sommes dues et à percevoir pour en vérifier l'exactitude. (1)
  • Mesurer, s'il y a lieu, des dimensions et des poids au moyen d'instruments de mesure de base, p. ex., peser le courrier au moyen d'une balance électronique. (1)
  • Calculer et faire les totaux, s'il y a lieu, p. ex., compter les fournitures pour établir l'inventaire des stocks. (1)
  • Comparer, s'il y a lieu, des statistiques de fonctionnement aux objectifs, p. ex., comparer le nombre d'inscrits au nombre d'inscriptions attendues pour déterminer le taux d'occupation. (1)
  • Estimer le temps requis pour effectuer des tâches associées à un poste sur la base des expériences passées, p. ex., estimer le temps nécessaire pour terminer les procédures, servir les clients et traiter des documents tels que des formulaires de permis et de demande. (1)
  • Estimer, s'il y a lieu, les niveaux d'inventaire. (1)
  • Calculer, s'il y a lieu, les rabais, les taxes et le change de devises. (2)
  • Effectuer, s'il y a lieu, le suivi de budgets, p. ex., comparer des achats de fournitures de bureau au budget correspondant et ajuster les dépenses au besoin. (2)
  • Calculer, s'il y a lieu, des moyennes sommaires, p. ex., calculer le nombre moyen de permis traités par semaine ainsi que par mois. (2)
  • Calculer et vérifier, s'il y a lieu, les montants des factures et des encaissements. Calculer le prix des biens et services, déterminer les rabais et les frais supplémentaires et ajouter les taxes de vente fédérale et provinciale. (3)
Communication verbale Aide - Communication verbale
  • Laisser des messages et en écouter, p. ex., laisser des messages vocaux aux clients pour leur rappeler leur prochain rendez-vous. (1)
  • Discuter avec les fournisseurs, p. ex., discuter avec les fournisseurs de la disponibilité de produits ainsi que de leur coût. (1)
  • Échanger des renseignements avec les collègues, p. ex., discuter avec eux des changements apportés en matière de commande des fournitures de bureau. (2)
  • Fournir, s'il y a lieu, des renseignements aux clients, aux inscrits et aux patients, p. ex., expliquer le processus d'inscription aux cours aux étudiants de collèges et d'universités. (2)
  • Participer à des réunions du personnel afin de discuter de problèmes ou de nouvelles politiques et d'échanger des idées sur les procédures en place. (2)
  • Discuter, s'il y a lieu, avec les clients insatisfaits, p. ex., tenter de satisfaire les clients qui sont mécontents des longs temps d'attente et des erreurs de facturation. (3)
  • Fournir, s'il y a lieu, des instructions et des explications détaillées, p. ex., expliquer en détail aux nouveaux employés les processus associés aux tâches administratives. (3)
Capacité de raisonnement Aide - Capacité de raisonnement
  • Faire face à des retards en raison de pannes, p. ex., découvrir que l'accès aux systèmes d'inscription en ligne est impossible en raison des pannes de matériel. Communiquer avec les superviseurs et le personnel du soutien technologique pour les informer des difficultés. Effectuer les inscriptions de façon manuelle jusqu'à ce que les réparations soient effectuées et que les systèmes soient fonctionnels. (1)
  • Décider, s'il y a lieu, quels achats de fournitures de bureau sont nécessaires. (1)
  • Faire face à des erreurs dans les documents administratifs et financiers. Vérifier les formulaires et les fichiers informatisés et discuter avec des collègues de divers services. Repérer les erreurs et corriger les documents. (2)
  • Faire face à des retards résultant de dossiers incomplets, p. ex., avoir de la difficulté à trouver des documents précis lorsque l'information disponible est limitée. Trouver le document en suivant les étapes de traitement, en communiquant avec d'autres services et en effectuant des recherches physiques. (2)
  • Faire face à des clients et à des collègues insatisfaits, p. ex., gérer les cas des inscrits qui sont mécontents des longs temps d'attente. Discuter avec les personnes insatisfaites de leurs plaintes, leur expliquer les processus et chercher des solutions acceptables. (2)
  • Choisir la séquence de tâches ainsi que leur ordre de priorité, p. ex., décider de l'ordre dans lequel effectuer les tâches en tenant compte des dates limites et des priorités. (2)
  • Choisir, s'il y a lieu, les fournisseurs, p. ex., décider à quels fournisseurs faire appel pour l'achat de fournitures telles que des formulaires et du papier. (2)
  • Évaluer la lisibilité, l'exactitude et l'exhaustivité des formulaires remplis. Comparer les renseignements indiqués sur les formulaires aux exigences pour repérer les erreurs potentielles et le manque d'information. (2)
  • Évaluer les demandes de remboursement des dépenses et les factures. Comparer les frais et les coûts aux normes de l'industrie et à des listes de prix en vue de repérer des frais possiblement incorrects ou illégaux. (2)
  • Évaluer, s'il y a lieu, la pertinence de procédures administratives. Tenir compte de divers facteurs tels que la rapidité du service et les goulots d'étranglement courants. (2)
  • Organiser, s'il y a lieu, eux-mêmes leurs tâches ou suivre les procédures et les directives établies. Les tâches sont répétitives, bien que le contenu change en fonction des besoins de chaque client. Ceux qui planifient eux-mêmes leur travail déterminent l'ordre des tâches à effectuer tout en répondant aux demandes urgentes de renseignements et en s'assurant que certaines tâches soient effectuées dans les délais. Ils sont fréquemment interrompus et doivent alors réorganiser leurs tâches de manière à respecter les échéances et à demeurer efficaces. (2)
  • Repérer des renseignements au sujet des processus en lisant des notes de service et des manuels de procédures, en visionnant des vidéos et en discutant avec les collègues. (2)
  • Apprendre à remplir les formulaires en lisant des directives et en discutant avec les collègues et les organismes gouvernementaux. (2)
Technologie numérique Aide - Technologie numérique
  • Utiliser, s'il y a lieu, des bases de données pour entrer et extraire des données telles que des inscriptions, des ventes et des coûts. (1)
  • Utiliser, s'il y a lieu, un logiciel de tenue de livres, de facturation et de comptabilité pour enregistrer les opérations financières. (1)
  • Utiliser des calculatrices ou des assistants numériques personnels (ANP) pour effectuer des tâches impliquant des calculs, tels qu'additionner des chiffres et calculer les intérêts débiteurs. (1)
  • Utiliser le matériel de bureau tel qu'une imprimante, un numériseur, un télécopieur, une photocopieuse, une relieuse et une affranchisseuse pour effectuer diverses tâches administratives. (1)
  • Se servir, s'il y a lieu, du matériel de point de vente tel qu'une caisse enregistreuse électronique, un lecteur optique et un écran tactile pour effectuer des tâches telles que les inscriptions et les transactions financières, p. ex., utiliser des lecteurs optiques pour effectuer les inscriptions à des cours. (1)
  • Utiliser, s'il y a lieu, des programmes de traitement de texte pour entrer des données dans des formulaires et rédiger des lettres et des notes de service. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, des bases de données spécialisées pour remplir des formulaires de demande et d'inscription, et les soumettre par voie électronique. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, un logiciel de gestion des personnes-ressources pour fixer des rendez-vous, générer des rappels automatisés et produire des listes d'envoi. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, un logiciel graphique pour créer un diaporama à l'aide d'images importées. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, des tableurs afin d'effectuer le suivi des inscriptions, des heures ainsi que des dépenses. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, des logiciels intranet et des logiciels de messagerie électronique pour échanger des renseignements et des documents avec les collègues, les clients, les fournisseurs et les organismes gouvernementaux. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, des navigateurs pour accéder à des formulaires et à des lignes directrices sur des sites Internet gouvernementaux. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, des navigateurs et des moteurs de recherche pour rechercher des renseignements sur les produits des fournisseurs tels que leur coût et leur spécification. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, Internet pour accéder aux cours de formation et aux séminaires offerts par les fournisseurs, les employeurs et les formateurs. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, des applications Internet spécialisées pour envoyer des dossiers médicaux, des rayons X ainsi que des renseignements sur le patient aux assureurs et aux médecins praticiens. (2)
  • Utiliser, s'il y a lieu, un logiciel de tenue de livres, de facturation et de comptabilité pour produire les états financiers mensuels tels que les bilans et les états des revenus et des dépenses. (3)
Renseignements supplémentaires Aide - Renseignements supplémentaires Travail d'équipe

Les commis de soutien administratif travaillent de manière autonome ou dans de petites équipes. Ils peuvent travailler avec des partenaires et des assistants pour accomplir certaines tâches telles que l'inventaire des stocks et en équipe pour venir en aide à d'autres employés lors des périodes occupées.

Formation continue

Les commis de soutien administratif sont en apprentissage constant. Ils suivent, par exemple, des cours de formation sur l'utilisation des nouveaux logiciels mis en place dans leur milieu de travail. Ils peuvent également suivre des formations offertes par leur employeur dans des domaines tels que la gestion du temps et le perfectionnement de compétences de travail particulières.

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