Information sur le marché du travail Explorer des carrières par compétences essentielles

• Examiner des étiquettes sur des disquettes, des fichiers et des produits de bureau pour obtenir diverses données. Examiner, par exemple, des étiquettes sur des chemises de classement pour trouver des dates et des numéros de compte. (1)
• Trouver des données dans divers tableaux, listes et calendriers. Examiner, par exemple, des listes pour trouver des numéros de compte et s'assurer de l'exactitude des entrées reportées au journal. Trouver le nom des employés et les heures travaillées sur des feuilles de présence. Trouver des retenues salariales dans des tableaux complexes de remises gouvernementales. (2)
• Trouver des données dans des formulaires remplis. Examiner, par exemple, des reçus pour relever des dépenses d'entreprise remboursables. Chercher dans différentes sections des reçus pour trouver le nom des fournisseurs de produits et des prestataires de services, des montants avant et après impôt, des taxes de vente fédérale et provinciale et d'autres données. (3)
• Entrer des données dans des grands livres généraux et remplir des formulaires de retenues à la source, de remises, d'indemnisation des accidents du travail, de cotisations à un régime de pension, de relevés d'emploi, de rapports financiers annuels et de déclarations de revenus. Combiner au besoin des données provenant de plusieurs sources pour remplir de tels formulaires. Inscrire, par exemple, des dates, des montants en dollars, des numéros de compte et d'autres données dans de grands livres généraux manuels et informatisés. (3)

• Écrire des commentaires dans des formulaires et des notes à conserver dans des dossiers. Écrire, par exemple, de courtes descriptions des transactions financières inscrites dans de grands livres généraux. Écrire des notes dans des fichiers de comptabilité pour attirer l'attention sur des documents manquants nécessaires pour remplir des formulaires gouvernementaux et des états financiers. (1)
• Écrire des courriels à des supérieurs et à des clients. Écrire s'il y a lieu, par exemple, de brefs messages pour fixer des rendez-vous, répondre à des demandes et demander des éclaircissements concernant des factures et des reçus. (2)
• Rédiger les procès-verbaux des réunions. Rédiger s'il y a lieu, par exemple, les procès-verbaux des réunions d'un comité des finances et de la réunion annuelle d'actionnaires. (2)
• Écrire, s'il y a lieu, des lettres à l'Agence du revenu du Canada, aux ministères provinciaux du Revenu et à d'autres autorités fédérales et provinciales au nom d'employeurs et de clients. Écrire, par exemple, à l'Agence du revenu du Canada pour justifier des demandes de remboursement des dépenses et demander des corrections pour des mensualités appliquées à de mauvaises périodes. Écrire, s'il y a lieu, à des vérificateurs fiscaux au sujet de déclarations de revenus d'entreprises. (3)
• Élaborer des méthodes et des lignes directrices pour aider des collègues, des sous-traitants et des clients à utiliser un logiciel financier. Décrire les étapes que les utilisateurs du logiciel doivent suivre pour utiliser des fonctions particulières. Faire référence à des principes comptables généralement reconnus et à des règles et règlements précis en matière de taxation. Être explicite et précis pour réduire l'ambigüité et la possibilité d'une fausse interprétation. (3)

• Calculer et vérifier des montants de factures et de reçus. Calculer des montants pour des biens et services, déterminer des rabais et des frais additionnels et ajouter des taxes de vente provinciale et fédérale. (3)

• Consigner des sommes à payer et à recevoir de différents comptes dans des grands livres généraux. Débiter et créditer plusieurs comptes pour chaque transaction financière. (2)
• Comparer des transactions figurant dans des relevés bancaires aux écritures de journaux pour déceler des erreurs et effectuer des rapprochements mensuels. (2)
• Calculer, s'il y a lieu, des valeurs monétaires à la fin de l'exercice en utilisant des montants et des quantités donnés. Créer, au besoin, des tableaux de déduction pour amortissement en vue de calculer les nouvelles valeurs des biens d'équipement après amortissement. (3)
• Calculer des intervalles de temps et fixer des dates pour divers calendriers et horaires. Établir par exemple la date prévue des paiements de remises de taxes de vente et de comptes de services publics pour éviter d'avoir à payer des indemnités de retard. (3)
• Calculer des montants de paie, de comptes de services publics et de comptes de taxes. Calculer, par exemple, des montants de paie en multipliant habituellement les heures de travail par des taux horaires, puis déduire l'impôt provincial et fédéral sur le revenu, des cotisations à un régime de pension et des cotisations d'assurance-emploi. Utiliser au besoin différents taux horaires lorsqu'il s'agit de calculer des heures supplémentaires et des jours de congé. (3)
• Préparer et vérifier des budgets de fonctionnement pour des entreprises et des organisations de toutes tailles. Changer fréquemment des lignes de postes budgétaires en raison d'événements inattendus. (4)
• Préparer et vérifier des états financiers mensuels incluant des bilans, des états de dépenses et de résultats et des états des flux de trésorerie. (4)
• Préparer et vérifier, au besoin, les déclarations de revenus de particuliers et de sociétés. Vérifier, par exemple, des revenus bruts en ajoutant toutes les sources de revenus. Calculer et soustraire diverses déductions telles que des cotisations à un régime de pension et à un régime enregistré d'épargne-retraite, des cotisations syndicales, des frais de garderie, des frais financiers, des frais de déménagement et des gains en capital pour obtenir des revenus nets et disponibles. Consulter des tables d'imposition pour déterminer les taxes nettes et soustraire des taxes déjà payées pour obtenir des montants dus. Calculer des déclarations de revenus fédérales et provinciales dans certaines provinces. (4)

• Analyser des données provenant d'états financiers pour obtenir des mesures sommaires et comparer le rendement financier durant différentes périodes. Calculer, par exemple, des dépenses de ventes moyennes au cours de plusieurs années pour dresser des budgets réalistes. Comparer, s'il y a lieu, des revenus de plusieurs trimestres pour définir des tendances saisonnières et calculer au besoin plusieurs ratios financiers pour évaluer le rendement financier des sociétés par actions. (3)

• Estimer le temps nécessaire pour exécuter des tâches en se basant sur l'expérience antérieure. Estimer, par exemple, le nombre d'heures requises pour reporter les écritures aux grands livres généraux et préparer des déclarations de revenus. (1)
• Estimer des soldes de trésorerie à la fin des mois suivants en analysant des sommes à recevoir et à payer. Aider des sociétés par actions à maintenir un flux de trésorerie suffisant pour assumer les dépenses prévues telles que la location et la paie, étant donné l'incertitude relative liée aux dates de réception des paiements à recevoir. (2)

• S'entretenir avec des fournisseurs pour se renseigner au sujet de produits, vérifier des prix, porter plainte et demander des remboursements. Communiquer, par exemple, avec des fournisseurs pour vérifier des montants de factures lorsque les montants des taxes de vente semblent comporter des erreurs de calcul. (1)
• Discuter avec des représentants de l'Agence du revenu du Canada, des ministères provinciaux du revenu et d'autres autorités fédérales et provinciales pour débrouiller des détails relatifs aux paiements et aux demandes de remise. (2)
• S'entretenir, au besoin, avec des collègues et des sous-traitants pour fournir des directives, coordonner des tâches de tenue de livres et aider à résoudre des difficultés liées à la balance des états financiers. Assigner, au besoin, de nouvelles tâches, examiner des tâches effectuées et se renseigner au sujet de l'état du travail en cours. (2)
• S'entretenir avec des supérieurs et des clients pour recueillir des reçus et des factures aux fins de tenue des dossiers, clarifier des transactions financières conclues et coordonner la préparation des chèques pour les paies, les services publics et les remises de taxes de vente. Discuter des dépenses et des sommes à recevoir en souffrance. (2)
• Discuter de l'interprétation du droit fiscal et des principes comptables généralement reconnus avec des comptables et d'autres teneurs de livres. Discuter, par exemple, avec un comptable pour vérifier comment traiter un poste de dépenses. (2)
• Présenter, s'il y a lieu, des rapports financiers aux actionnaires. Présenter, par exemple, des aperçus des états financiers mensuels incluant des bilans, des états de dépenses et de résultats et des états des flux de trésorerie. Recommander, au besoin, des secteurs d'amélioration tels que la réduction de coûts et des services bancaires d'investissement. Être capable de répondre à des questions complexes et de s'adresser à des auditoires ayant divers niveaux d'expertise financière. (3)
• Former des collègues, des employés, des sous-traitants et des clients en ce qui concerne l'utilisation d'un logiciel financier. Montrer les étapes que les stagiaires doivent suivre pour utiliser des fonctions particulières du logiciel. Expliquer des méthodes applicables, démontrer des tâches, animer des discussions et questionner les stagiaires pour vérifier leur compréhension des marches à suivre. Inspirer la confiance et encourager les stagiaires à participer activement au processus d'apprentissage. (3)

• Être en mesure de déceler des dossiers financiers inexacts, incomplets ou manquants. Discuter, par exemple, avec ses supérieurs et ses clients pour trouver les dépenses effectuées et demander de l'aide pour obtenir les copies de factures qui manquent pour apparier les dépenses indiquées sur des relevés bancaires. (2)
• Prendre des mesures en cas d'incapacité à accéder au site Web de l'Agence du revenu du Canada; la situation se trouve aggravée s'il faut rapidement obtenir de nouveaux taux d'imposition du revenu pour calculer des montants de paies. Communiquer avec d'autres teneurs de livres et des comptables pour obtenir les taux nécessaires afin d'éviter des retards injustifiés dans l'expédition des chèques de paie. (2)
• Réagir en cas de plaintes formulées par des employés croyant avoir droit à un montant plus élevé de paie. Examiner de nouveau les feuilles de présence et les cartes de pointage et calculer de nouveau les revenus et les déductions pour les employés concernés. Ajuster le montant de la paie en cas d'erreur de calcul; dans le cas contraire, adresser les plaintes aux employeurs. (3)
• Prendre des mesures en cas de différences notées entre des relevés bancaires et des écritures au journal lorsqu'il s'agit d'effectuer des rapprochements bancaires. Effectuer des vérifications approfondies des chèques émis, des dépôts effectués ainsi que des débits et des crédits consignés dans les journaux et les relevés bancaires. Demander à ses employés et aux clients, en cas d'erreurs générées par des ordinateurs d'une banque, d'aviser les représentants de cette banque. Demander de l'aide à d'autres professionnels en comptabilité en cas d'incapacité à déceler les erreurs. (3)

• Choisir un logiciel de comptabilité à utiliser pour des applications particulières. Tenir compte de facteurs tels que le type et la taille de l'entreprise, les exigences de déclaration et ses propres préférences. (2)
• Décider de transférer des fonds d'un compte à un autre pour satisfaire aux obligations en matière de remises des retenues à la source et de remises de taxes de vente. Effectuer régulièrement des analyses de flux de trésorerie et surveiller attentivement les relevés bancaires pour faciliter la Prise de décision. (2)
• Décider, au besoin, des tâches de tenue de livres à attribuer à des collègues et à des sous-traitants. Tenir compte des atouts et des faiblesses, de l'expérience professionnelle et des capacités de chacun en vue de respecter les délais. (2)
• Choisir des méthodes pour consigner des transactions financières, étant donné que les normes établies par l'Agence du revenu du Canada permettent de faire appel à leur jugement. Décider, par exemple, de classer l'ajout de nouveaux bureaux en tant que dépenses en capital à amortir sur un certain nombre d'années. (2)
• Décider de mettre fin à des relations d'affaires avec des clients qui demandent des pratiques de tenue de livres contraires à l'éthique. Évaluer le risque de poursuites en matière de responsabilité légale. Décider, par exemple, de mettre fin à des relations d'affaires avec des clients qui sous-paient leurs employés ou qui insistent pour trouver des échappatoires fiscales dans la réglementation. (3)
• Choisir ou recommander des méthodes et des pratiques pour prendre en charge des comptes en souffrance. Radier, s'il y a lieu, des créances irrécouvrables, avoir recours à des agences de recouvrement et poursuivre des débiteurs en cours de petites créances. Tenir compte de plusieurs facteurs pour faire des choix éclairés. (3)

• Évaluer l¿exactitude et le caractère raisonnable des rapports financiers produits à l¿aide d¿un logiciel de comptabilité. Les teneurs/teneuses de livres comparent les données de rapports précédents et font appel à leur expérience afin de cerner des erreurs possibles. (2)
• Évaluer l¿état d¿achèvement des procédures et des lignes directrices rédigées afin d¿aider les collègues, les sous-traitants et les clients à utiliser un logiciel de tenue de livres et de comptabilité. Les teneurs/teneuses de livres s¿assurent que des renseignements importants n¿ont pas été omis et que la formulation n¿est pas ambiguë. (3)
• Évaluer la pertinence des méthodes de tenue de livres. Les teneurs/teneuses de livres étudient un certain nombre de facteurs complexes, y compris différentes lois fiscales et les divers taux d¿imposition et de taxation, les principes comptables généralement reconnus et la portée des activités opérationnelles. Les teneurs/teneuses de livres peuvent nuire à leur réputation s¿ils commettent des erreurs de jugement. (3)

Planification et organisation de leur travail

Les teneurs de livres disposent d'une grande latitude pour planifier et organiser leurs tâches dans les délais impartis par les employeurs, les clients, l'Agence du revenu du Canada, des ministères provinciaux du revenu et d'autres autorités fédérales et provinciales. Les teneurs de livres qui travaillent dans des cabinets de comptabilité et de tenue de livres font face à une augmentation considérable de leur charge de travail durant la période des impôts. Durant cette période, ils doivent démontrer des compétences d'organisation et de planification supérieures à la moyenne pour assurer la remise des déclarations de revenus dans les délais prévus. Il est possible qu'ils aient à réorganiser leurs tâches en raison de documents manquants, de défectuosités du matériel et d'autres événements inattendus. (3)

Planification et organisation du travail des autres

Les teneurs de livres participent à la planification financière à court et à long terme des entreprises du secteur privé et public. Ils peuvent être chargés d'attribuer des tâches à des collègues et à des sous-traitants. (3)

• Se souvenir des numéros de compte pour accélérer les processus de report des écritures au journal et se souvenir, s'il y a lieu, des mots de passe pour accéder aux ordinateurs et aux réseaux.
• Se souvenir des procédures à suivre pour régler les erreurs de logiciels et les bogues du matériel.
• Se rappeler le nom et les domaines de spécialisation des employés, des sous-traitants et des clients pour gagner du temps et faciliter les communications.

• Trouver des données antérieures sur le rendement financier des entreprises de leurs employeurs et de leurs clients en consultant des actionnaires et en examinant des états financiers et des déclarations de revenus précédents. (3)
• Effectuer des recherches dans les bulletins et les sites Web gouvernementaux pour trouver de l'information au sujet de l'impôt des particuliers et des sociétés. Rechercher, par exemple, des taux d'imposition, des tables de retenues salariales, des tables d'amortissement de l'équipement et des lignes directrices en matière de remises. (3)

• Utiliser des logiciels de traitement de texte. Écrire, réviser et faire la mise en page, par exemple, des lettres, des procès-verbaux de réunions et des protocoles à l'aide de programmes tels que Word. (2)
• Utiliser des bases de données. Saisir s'il y a lieu, par exemple, des données relatives aux ventes et aux coûts dans des bases de données et extraire de telles données en utilisant des programmes tels qu'Access. Afficher et imprimer au besoin des rapports de bases de données existantes. (2)
• Utiliser Internet. Utiliser s'il y a lieu, par exemple, des programmes tels qu'Internet Explorer pour accéder au site Web de l'Agence du revenu du Canada et télécharger des formulaires fiscaux. Payer, s'il y a lieu, des factures au moyen de services bancaires en ligne. Effectuer aussi, au besoin, des recherches par mots clés pour obtenir de l'information sur des produits logiciels financiers. (2)
• Utiliser des tableurs. Utiliser s'il y a lieu, par exemple, des programmes tels qu'Excel, Lotus et Quattro Pro pour créer de nouveaux tableurs financiers et de comptabilité et modifier la structure des tableurs existants. Utiliser, au besoin, de tels programmes pour organiser des soldes de comptes d'entreprises par service et période fiscale. Utiliser aussi, s'il y a lieu, ces programmes pour calculer des remises de retenues à la source, des paies d'employés et des déductions salariales telles que les paies de vacances, l'assurance-emploi et les régimes de pension. (3)
• Utiliser des logiciels de communication. Créer et tenir à jour s'il y a lieu, par exemple, des listes de distribution, recevoir et envoyer des courriels et des pièces jointes à des clients et à des collègues. (3)
• Utiliser des logiciels de tenue de livres, de facturation et de comptabilité. Utiliser, par exemple, des programmes tels que QuickBooks, MYOB, ACCPAC, Acomba et Simple comptable pour consigner des transactions financières et préparer des chèques de paie, des factures et des états financiers mensuels y compris des bilans et des états de dépenses et de résultats. Installer, au besoin, de tels programmes et former des collègues, des employés, des sous-traitants et des clients pour qu'ils apprennent à les utiliser. Utiliser, s'il y a lieu, des programmes tels que Tax Wiz et Taxprep pour aider à la préparation des déclarations de revenus de particuliers et d'entreprises et servir d'Amortiz pour calculer les intérêts sur les paiements d'un prêt-auto aux fins de l'impôt sur le revenu. Teneurs de livres travaillant pour des commerces au détail Utiliser, au besoin, des programmes tels que Business Vision pour intégrer des processus de comptabilité à des systèmes informatiques de points de vente. (4)

Les teneurs/teneuses de livres exécutent la plupart de leurs fonctions de manière indépendante, mais coordonnent leur travail avec les superviseurs, les clients, les comptables et d¿autres teneurs/teneuses de livres. Ils interagissent avec les superviseurs et les clients afin d¿échanger des renseignements. Ils travaillent avec les comptables afin de préparer des déclarations de revenus et des états financiers de fin d¿exercice. Ils peuvent superviser et former des collègues et des sous-traitants et les aident à s¿acquitter de leurs tâches en matière de tenue de livres. (2)

L'apprentissage continu fait partie intégrante du travail des teneurs de livres. Ils doivent rester au fait des changements apportés aux méthodes et à la réglementation établies par le gouvernement et doivent approfondir leurs connaissances des logiciels et des pratiques de comptabilité. Ils acquièrent quotidiennement de nouvelles connaissances en discutant avec des comptables et d'autres teneurs de livres, en naviguant sur Internet, en lisant des bulletins gouvernementaux et des guides de l'utilisateur de logiciels et en étudiant la Loi de l'impôt sur le revenu, la Loi sur la protection des renseignements personnels, les codes du travail provinciaux ainsi que d'autres lois. De plus, ils assistent à des séminaires et à des cours et participent à des ateliers offerts par des associations professionnelles et commerciales, des cabinets de comptabilité, des services gouvernementaux et des entreprises de logiciels. (3)