Information sur le marché du travail Explorer des carrières par compétences essentielles

• Chercher, au besoin, des numéros de téléphone et des adresses dans des annuaires et des répertoires. (1)
• Lire, au besoin, des étiquettes fixées sur les fournitures, les étagères et le courrier reçu et produire des étiquettes pour le courrier à expédier. (1)
• Passer, au besoin, en revue des catalogues de fournisseurs en préparant des bons de commande. (2)
• Lire, au besoin, des index dans des manuels informatiques. (2)
• Tirer, au besoin, des données de graphiques et de diagrammes dans des rapports financiers et les modifier pour produire des rapports à jour. (2)
• Remplir, au besoin, des feuilles d'enregistrement quotidien et des bilans. (2)
• Préparer, au besoin, des rapports de comptes fournisseurs et de comptes débiteurs. (2)
• Remplir, au besoin, divers formulaires comme des formulaires de commande de fournitures, des bordereaux d'expédition du courrier, des règlements de factures, des factures et des formulaires de télécopieur. (3)
• Remplir, au besoin, des formulaires de paiement rétroactif et d'ajustement de factures lorsqu'ils constatent des écarts dans les chèques. (3)
• Créer, au besoin, des graphiques et des diagrammes originaux à partir d'esquisses ou de données brutes pour les intégrer dans des rapports financiers ou autres. (3)
• Entrer, au besoin, des données dans des calendriers de travail présentés sous forme de tableaux. (4)

• Rédiger, au besoin, des messages à transmettre par courrier électronique à leurs supérieurs et à leurs collègues. (1)
• Écrire des notes personnelles et rédiger des notes à l'intention de leurs collègues pour préciser des instructions ou obtenir de l'information. (1)
• Écrire, au besoin, des lettres à des clients concernant des comptes en souffrance et répondre aux demandes de renseignements de clients. (2)
• Rédiger des lettres et des rapports à partir de brouillons que leur fournissent les gestionnaires. Ils structurent l'information, intègrent toute donnée manquante et apportent des révisions mineures. (2)
• Rédiger, au besoin, des rapports pour justifier une mesure prise, comme le fait qu'on ait fait appel à la sécurité lors d'un incident survenu à la réception. (2)
• Rédiger, au besoin, des contrats et des rapports financiers dont la présentation suit celles de documents antérieurs. (3)
• Rédiger, au besoin, le procès-verbal de réunions du personnel. (3)

• S'occuper, au besoin, de la petite caisse du bureau et régler des factures telles que le loyer et les factures des services publics. (1)
• Accepter, au besoin, le paiement en liquide ou en chèque de la part de clients et émettre des reçus. (1)
• Préparer, au besoin, des factures et des rapports de facturation pour les clients. (2)
• Remplir, au besoin, le grand livre de la paie en entrant le salaire brut, en calculant et en déduisant les cotisations d'assurance-chômage, de pensions de retraite et l'impôt sur le revenu pour arriver au salaire net. (3)

• Entrer, au besoin, les reçus et les dépenses dans le système de comptabilité et vérifier les totaux en faisant des additions et des soustractions. (2)
• Établir, au besoin, le solde des débits et des crédits quotidiens dans les documents comptables. (2)
• Traiter, au besoin, les commandes d'achat visant des fournitures de bureau. (2)
• Préparer, au besoin, et surveiller les calendriers de travail hebdomadaires d'un certain nombre d'employés, en les rectifiant au besoin. (3)

• Peser, au besoin, le courrier pour déterminer le tarif d'affranchissement. (1)
• Convertir, au besoin, des données variées exprimées en fractions, en décimales et en pourcentages lors de la préparation de documents complexes afin d'ajuster précisement les lignes en bas de page, les marges, les en- têtes et les colonnes. (2)

• Faire, au besoin, des comparaisons simples de données, par exemple comparer des rapports mensuels. (1)
• Calculer, au besoin, le volume de travail moyen pour divers types de tâches sur une période donnée afin d'établir les tendances de la charge de travail. (3)

• Prévoir, au besoin, les besoins en fournitures de bureau comme le papier à photocopie en fonction des habitudes et des activités prévues. (1)

• S'entretenir avec d'autres employés, de vive voix ou par téléphone, pour échanger de l'information sur les tâches, les réunions, les délais, les méthodes de travail et l'endroit où se trouvent divers documents. (1)
• Parler à des clients, de vive voix ou par téléphone, pour leur fournir de l'information. Les commis sont souvent les personnes avec lesquelles le client entre en premier en contact. (1)
• Interagir avec le personnel des services de messagerie pour préciser les heures de ramassage et de livraison. (1)
• Appeler, au besoin, les employés par un système intercom. (1)
• Recevoir des instructions de leurs supérieurs et discuter avec eux des tâches et des priorités. (1)
• Parler avec des entrepreneurs et des fournisseurs pour discuter de certains écarts dans les factures ou pour commander des fournitures. (2)
• Communiquer régulièrement par téléphone avec les directeurs absents. Ils doivent transmettre toute information importante concernant, entre autres, les urgences et les questions des clients et des fournisseurs auxquelles ils ne peuvent donner suite, et clarifier avec eux toute situation ambiguë. Une mauvaise communication pourrait entraîner des pertes de temps ou d'argent. (2)

• Avoir, au besoin, du mal à achever leurs tâches dans les délais, par exemple, lorsqu'un document est retenu au service d'imprimerie. Dans ce cas, ils peuvent devoir adapter leur emploi du temps pour s'assurer qu'ils seront prêt à traiter en priorité le document retardé dès qu'il arrivera. (1)
• Constater, au besoin, une erreur dans un document. Ils communiquent avec l'auteur pour vérifier le sens d'une expression. (1)
• Trouver, au besoin, des écarts dans les montants en dollars lorsqu'ils rapprochent les écritures comptables du grand livre. Ils comparent les bordereaux et les écritures pour trouver l'erreur. (1)
• Se faire, au besoin, retourner de chez un client du courrier non distribuable à l'adresse indiquée. Ils s'informent auprès de leurs collègues ou appellent pour trouver la bonne adresse. (1)
• Avoir, au besoin, un problème avec un ordinateur ou une photocopieuse qui fonctionnent mal. Les commis tentent de régler le problème eux-mêmes ou appellent un technicien. (2)
• S'il y a lieu, au besoin, examiner toutes les options possibles pour remettre les salaires à temps lorsque les ordinateurs tombent en panne au moment de la paie. (3)

• Décider le moment où il faut interrompre une conversation téléphonique et mettre l'appel en attente. (1)
• Décider à qui l'appel doit être transmis en tenant compte du sujet de l'appel et de la disponibilité des employés. (1)
• Décider de la date et l'heure des rendez-vous et des réunions en fonction de l'emploi du temps des personnes concernées. (2)
• Déterminer la priorité des articles de correspondance et les traiter en conséquence. (2)
• Décider du logiciel qui convient le mieux à une tâche ou à un projet donné. (2)
• Décider quelles fournitures de bureau sont nécessaires et les commander. (2)

Il n'y a pas de renseignements sur la compétence de la pensée critique pour ce profil.

Les commis de bureau généraux organisent leur emploi du temps en fonction des priorités établies par leur employeur. Leurs tâches sont la plupart du temps répétitives, mais sont souvent interrompus par des appels téléphoniques de clients ou de fournisseurs ou par des demandes de la part de leur superviseur. Ils travaillent souvent pour plusieurs gestionnaires et doivent organiser leur emploi du temps chargé de manière à respecter les délais de chacun d'eux. (2)

• Se rappeler, au besoin, de chaque présentation et les préférences de style de tous les agents ou gestionnaires auxquels ils fournissent des services et le papier à en- tête à utiliser pour la correspondance.
• Se souvenir, au besoin, de diverses procédures rarement utilisées décrites dans le manuel d'utilisation du logiciel.
• Mémoriser, au besoin, des codes de fichier et des combinaisons de coffre-fort.
• Mémoriser, au besoin, des procédures et des règlements établis pour traiter avec efficience les documents administratifs.

• Vérifier des noms, des adresses, des numéros de téléphone et des sources pour les fournitures ou les matériels dans l'annuaire des pages blanches et celui des pages jaunes ou dans des répertoires de fournisseurs. (1)
• Consulter des banques de données pour trouver de l'information sur des clients ou des entreprises. (1)
• Obtenir des renseignements financiers, juridiques, médicaux et de l'information sur la sécurité, les politiques et les procédures en communiquant avec des collègues ou des services et en vérifiant des livres de référence. (2)
• Se reporter aux manuels lorsqu'ils ont une difficulté à utiliser des programmes informatiques. (2)

• Dactylographier des rapports, des notes de service et des lettres. (2)
• Réagir aux prompteurs sur un écran lors d'une recherche de renseignements pour le client, et imprimer ensuite une copie de ces renseignements pour celui-ci. (2)
• Enregistrer des débits et des crédits dans un système comptable informatisé. (2)
• Acheminer des messages par courrier électronique à des collègues ou à des clients. (2)
• Préparer, à l'aide de logiciel de graphisme, des tableaux et des graphiques pour des rapports. (3)
• Produire des tableaux électroniques à l'aide de logiciel comme Lotus. (3)

Les commis de bureau généraux travaillent surtout de façon autonome. Ils peuvent travailler au sein d¿une équipe ou avec un partenaire ou un aide sur des tâches de plus grande envergure, comme la préparation de propositions ou lorsqu¿ils effectuent des tâches ayant des échéances strictes.

Les commis de bureau généraux apprennent de nouveaux programmes informatiques ou logiciels et leurs applications et doivent se tenir au courant des changements relatifs aux politiques et aux procédures. Ils peuvent suivre des cours offerts par leur organisme dans des domaines comme celui de la finance.